जब मैंने पिछले महीने से एक पोस्ट में अपने डेटा संग्रह को प्रमाणित करने के लिए कुछ पाठकों को अपवाद लिया, तो Microsoft के स्वामित्व कार्यालय फ़ाइल प्रारूप समय की कसौटी पर खड़े नहीं हो सकते हैं। हाल ही में, एमएस वर्ड के दो सबसे हालिया रिलीज के बीच संगतता समस्याएं पहले से ही सामने आई हैं।

Word 2010 में बनाए गए दस्तावेज़ों से किसी अन्य मशीन पर फ़ाइल 2007 में खोले जाने पर कई लोग रिक्त स्थान को बेतरतीब ढंग से गिराए जाने की रिपोर्ट करते हैं। (Microsoft उत्तर मंच पर एक पोस्ट समस्या को और अधिक विस्तार से बताती है।)

डिफ़ॉल्ट प्रिंटर ड्राइवर के रूप में एडोब पीडीएफ का उपयोग करने के लिए दोनों सिस्टम सेट करने के लिए त्वरित फिक्स है। बेशक, यह एक सिस्टम-वाइड सेटिंग है जिसे आप विंडोज 7 के डिवाइसेस और प्रिंटर्स (प्रिंटर और फैक्स इन विस्टा और एक्सपी) में बदलते हैं। Microsoft विंडोज 7 में अपने डिफ़ॉल्ट प्रिंटर को बदलने का तरीका बताने वाला एक छोटा वीडियो प्रदान करता है; चरण पहले के विंडोज संस्करणों में समान हैं।

यदि आप Microsoft के XML- आधारित कार्यालय फ़ाइल स्वरूपों की नई विशेषताओं के बिना करने को तैयार हैं, तो आप Word को नए .docx के बजाय डिफ़ॉल्ट रूप से पुराने .doc प्रारूप का उपयोग करने के लिए सेट कर सकते हैं। Word 2010 में ऐसा करने के लिए, फ़ाइल> विकल्प> उन्नत पर क्लिक करें और दाईं ओर विंडो के नीचे "संगतता विकल्प" पर स्क्रॉल करें। पहले ड्रॉप-डाउन मेनू में सभी नए दस्तावेज़ और दूसरे मेनू में Microsoft Office Word 2003 चुनें।

Microsoft की TechNet साइट क्रमशः Office 2010 और Office 2007 में संगतता मोड सेटिंग्स का वर्णन करती है। विकिपीडिया के कार्यालय 2010 पृष्ठ में सुइट के सबसे हाल के संस्करण से हटाए गए सुविधाओं को सूचीबद्ध किया गया है।

एक 'मानक' फ़ाइल स्वरूप बहुत ही गैर-मानक तरीके से कार्य करता है

Word फ़ाइल-स्वरूपण समस्या के समाधान के दोनों - दोनों पीसी पर डिफ़ॉल्ट प्रिंटर को रीसेट करना और .doc डिफ़ॉल्ट फ़ाइल प्रारूप में वापस लौटना - एक मामूली गड़बड़ प्रतीत होता है जो पता करने के लिए ओवरकिल की तरह लगता है। मेरे लिए बड़ा सवाल यह है कि पीसी उपयोगकर्ताओं को Office XML फ़ाइल स्वरूपों की पेशकश से क्या लाभ होता है। कॉरपोरेट सेटिंग्स में, वे स्पष्ट रूप से आईटी विभागों के लिए फ़ाइल प्रबंधन को आसान और अधिक कुशल बनाते हैं (एक बार सभी संगतता समस्याओं पर काम किया जाता है)।

लेकिन यह नहीं है कि आप कैसे काम करने के लिए एक वास्तविक मानक फ़ाइल प्रारूप की अपेक्षा करेंगे। ऐसा लगता है कि Microsoft चाहता है कि कंप्यूटर उद्योग में प्रचलित फ़ाइल मानकों में से किसी एक को सत्तारूढ़ करने के सभी लाभ बिना पूर्व लागत के नए संस्करणों को बनाए रखने के लिए सुनिश्चित हों।

कार्यालय फ़ाइल प्रारूप - नए और पुराने - आने वाले वर्षों के लिए उद्योग पर हावी रहेंगे। कोई संदेह नहीं है कि संगठन इन "मानकों" प्रदान करने वाली भविष्यवाणी से लाभान्वित होते हैं। इसी तरह, वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट, एक्सेस और अन्य ऑफिस ऐप का उपयोग करने के लिए लोगों को प्रशिक्षण देने के लिए लाखों डॉलर खर्च किए गए हैं। लेकिन उत्पादकता और उपयोग में आसानी के मामले में, क्या ये कार्यक्रम वास्तव में उपयोगकर्ता के दृष्टिकोण से सबसे अच्छा विकल्प हैं?

दूसरे शब्दों में, क्या हम सवारी के लिए पीसी उपयोगकर्ता हैं, या हमें एक के लिए लिया जा रहा है?