Brevity ईमेल की आत्मा है

आपके पास भगोड़े इनबॉक्स पर लगाम लगाने के सैकड़ों विशेषज्ञ राय के माध्यम से हल करने का समय नहीं है। इसलिए मैंने तुम्हारे लिए छँटाई की।

जैसा कि मैंने ईमेल उत्पादकता को बढ़ाने के लिए इनमें से लगभग एक दर्जन रणनीतियों के माध्यम से अपना काम किया, एक विषय उत्पन्न हुआ: इसे संक्षिप्त रखें।

उस भावना में और आगे की देरी के बिना, ईमेल टाइम सिंक से बचने के लिए उत्पादकता गुरुओं के शीर्ष सुझाव यहां दिए गए हैं।

अपने इनबॉक्स को अपना शेड्यूल सेट न करने दें

मैं उन लोगों में से एक हूं जो सुबह उठने से पहले अपनी कॉफी पीते हैं या अखबार खोलते हैं (समाचार पत्रों को याद करते हैं?)। यही कारण है कि ऑर्गनाइज्ड ऑड्रे.कॉम के ऑड्रे थॉमस द्वारा पेश किया गया पहला टिप, मुझे एक लूप के लिए फेंक दिया, अपने ईमेल की जांच करने से पहले अपने कार्यदिवस में एक घंटा प्रतीक्षा करें।

चूंकि हम में से बहुत से लोग अपने समय क्षेत्र के बाहर के लोगों के साथ संवाद करते हैं, इसलिए इस सुझाव का पालन करना मुश्किल होगा। हालांकि, ऑड्रे के 10 सुझावों में से एक है I I दिल से समर्थन (एक योग्यता के साथ): सभी ईमेल सूचनाओं को बंद करें। आखिर कौन है बॉस, आप या आपका इनबॉक्स?

योग्यता यह है कि आप उन मेलों के लिए अलर्ट सेट कर सकते हैं जो आपको उन लोगों से प्राप्त होते हैं जो वास्तव में आपको एक जरूरी संदेश भेज सकते हैं। उस स्थिति में, आप या तो एक नियम बना सकते हैं जो आपको उस व्यक्ति से मेल प्राप्त होने पर पाठ संदेश के माध्यम से सचेत करता है (मैं इस प्रक्रिया को भविष्य की पोस्ट में समझाऊंगा), या अवेइंड जैसी सेवा का उपयोग कर सकता हूं।

मैंने बताया कि नवंबर 2012 से "स्मार्टफ़ोन और टैबलेट्स पर सूचनाओं को कैसे चुप कराएं" शीर्षक से एवेफ़ंड का उपयोग करें (ऐप के बारे में जानकारी के लिए पोस्ट के निचले भाग तक स्क्रॉल करें)। AwayFind की लागत एक ईमेल खाते के लिए $ 5 प्रति माह और पांच खातों के लिए $ 15 प्रति माह है; व्यक्तिगत और प्रो दोनों खाते मुफ्त 30-दिवसीय परीक्षणों के साथ आते हैं।

पांच-वाक्य नियम आपके समय और उनकी बचत करता है

जिस तरह ऐसे लोग हैं जो अपनी आवाज की आवाज से प्यार करते हैं, हम में से कई लोग मानते हैं कि हमारे संदेशों के प्राप्तकर्ता हमारे ईमेल गद्य को ढूंढते हैं। ऐसा नहीं। उद्यमी की स्टेफ़नी वोज़ा ने पाँच-वाक्य वाले ईमेल नियम को "उत्पादकता जीवन रक्षक" कहा है।

वोज़्ज़ा ने आपके संदेशों के निचले हिस्से में एक पोस्टस्क्रिप्ट लगाने की सिफारिश की है जिसमें लिखा है, "अपना समय और मेरा बचाने के लिए, मैं अपनी सभी प्रतिक्रियाओं को पाँच वाक्यों या उससे कम तक सीमित कर रहा हूँ।" वास्तव में, पांच-वाक्य नियम केवल प्रतिक्रियाओं पर लागू नहीं होता है। वोज्जा ने धारावाहिक उद्यमी गाय कावासाकी के हवाले से कहा, "पांच से कम वाक्य अक्सर अचानक और अशिष्ट होते हैं, पांच से अधिक वाक्य समय बर्बाद करते हैं।"

कावासाकी का मानना है कि ईमेल में पांच सवालों के जवाब देने चाहिए: आप कौन हैं, आप क्या चाहते हैं, आप क्यों पूछ रहे हैं, प्राप्तकर्ता को वह क्यों करना चाहिए जो आप पूछ रहे हैं, और अगला कदम क्या है। पांच-वाक्य नियम का एकमात्र अपवाद तब है जब आप किसी की प्रशंसा कर रहे हों। तब कावासाकी सुझाव देते हैं कि आप "जब तक चाहें तब तक चलते हैं।"

TLAs आरटीएस हो सकते हैं (वास्तविक समय बचतकर्ता)

अपने संदेश को कम समय में प्राप्त करने का एक सबसे अच्छा तरीका यह है कि इसे विषय पंक्ति में टीएलएएस (तीन-अक्षर संक्षेप) के साथ संलग्न किया जाए। इंक का लेस मैककेन "इमेल प्रोडक्टिविटी में कीस" को ईमेल प्रोडक्ट की कुंजी देता है? बेहतर सब्जेक्ट लाइन। "

जब एक दो या तीन-शब्द का उत्तर पर्याप्त होगा, या बस एक संदेश की रसीद स्वीकार करने के लिए, आप मूल संदेश के बिना जवाब दे सकते हैं और "गॉट इट; विल (ईओएम)" के साथ प्राप्तकर्ता की आवश्यकता को इंगित करने के लिए विषय पंक्ति शुरू करेंगे; t संदेश खोलें। "ईओएम" (संदेश का अंत) के अलावा, मैककेन कई अन्य विषय-पंक्ति टीएलएएस का सुझाव देता है: एनआरआर (कोई उत्तर की आवश्यकता नहीं), वाई / एन (हाँ / कोई सवाल नहीं), आरबी [टी] (निर्धारित समय (उत्तर) ), एबी [टी] (एक निर्धारित समय / तारीख द्वारा कार्रवाई), और पीवाईआर (आपके अनुरोध के अनुसार), जो मुझे बहुत स्पष्ट लगता है, और शायद थोड़ा सा कर्कश भी।

फाइल करना है या नहीं?

कई ईमेल-उत्पादकता विशेषज्ञ जोर देते हैं कि आप सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कार्यदिवस के अंत में आपका इनबॉक्स खाली है। मैं विपरीत दृष्टिकोण लेता हूं: मेरा इनबॉक्स मेरा खोजा हुआ संदेश संग्रह है। हालाँकि, मैं एक संगठित मेल-स्टोरेज सिस्टम के लाभों को आसानी से स्वीकार करता हूँ।

इस तरह की प्रणाली की कुंजी फ़ोल्डर्स बनाने के लिए है जिसमें आप विभिन्न मानदंडों के आधार पर संदेश देते हैं। Medium.com के जॉर्ज काओ ने एक सात-श्रेणी की ईमेल प्रणाली तैयार की है जिसका दावा है कि आपको उन सभी संदेशों को समायोजित करना है जो आपको प्राप्त होने की संभावना है।

उत्पादकता के दृष्टिकोण से, काओ की सात श्रेणियों में सबसे महत्वपूर्ण पहली है: उत्तर देने या पढ़ने की आवश्यकता नहीं है, जो मुझे "हटाएं" के बराबर है। अन्य श्रेणियां फ़ाइल दूर, वैकल्पिक प्रतिक्रिया, वैकल्पिक रीडिंग, आवश्यक प्रतिक्रिया आज, आवश्यक प्रतिक्रिया बाद में, और अनुवर्ती हैं। काओ बताते हैं कि इनमें से कुछ श्रेणियों को उपश्रेणियों की आवश्यकता होगी।

जवाब देने से पहले सोचें, या बिल्कुल भी जवाब न दें

कई ईमेल विशेषज्ञों ने आपको तुरंत संदेश भेजने की चेतावनी दी है, अगर आपको इसकी आवश्यकता नहीं है। जैसा कि मध्यम डॉट कॉम के जॉर्ज काओ बताते हैं, "दूरी परिप्रेक्ष्य बनाती है।"

यह भी विचार करें कि कुछ संदेशों के लिए, ईमेल सबसे प्रभावी माध्यम नहीं हो सकता है। जब आप अपने आप को पांच-वाक्य नियम के खिलाफ टकराते हुए पाते हैं, तो फोन लेने का समय हो सकता है या यदि व्यक्ति पास में है, तो अपना संदेश देने के लिए व्यक्ति द्वारा रुकें। इसके विपरीत, एक पाठ संदेश छोटे नोटों के लिए सबसे अच्छा हो सकता है जिन्हें तुरंत पढ़ने या प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है।

हालांकि यह सीधे उत्पादकता से संबंधित नहीं है, ईमेल मेवेंस द्वारा दोहराया गया एक और टिप आपके संदेश के स्वर को "सकारात्मक और मैत्रीपूर्ण" रखना है। सभी इलेक्ट्रॉनिक संचारों की तरह, हास्य और हास्य के अन्य प्रयास अक्सर उपयुक्त आवाज के बिना या व्यक्ति के हावभाव और भाव के बिना सपाट हो जाते हैं। मांस में अपना संदेश देने के लिए फोन उठाने या रुकने के बारे में सोचने का एक और कारण है।