यह सुनिश्चित करना पहले से कहीं अधिक आसान है कि आपके सबसे महत्वपूर्ण रिकॉर्ड, दस्तावेजों, फोटो, वीडियो, और अन्य व्यक्तिगत डेटा की प्रतियां पढ़ने योग्य / देखने योग्य / बजाने योग्य हो जाएंगी जब हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर ने फ़ाइलों को धूल में काट दिया था।

सुरक्षित डेटा संग्रह करने के लिए चार कुंजी फ़ाइल स्वरूपों को चुनना है जो अप्रचलित नहीं होंगे, भंडारण मीडिया का उपयोग करें जो कि खराब नहीं होगा या अप्राप्य नहीं होगा, कई प्रतियों को अलग संग्रहीत किया जाएगा, और यह सुनिश्चित करने के लिए अपने संग्रहीत डेटा को नियमित रूप से जांचें कि यह अभी भी पठनीय है।

पुराने डेटा स्वरूपों के साथ अटक मत करो

आप जिन फ़ाइलों को संग्रहीत करना चाहते हैं, उनमें से अधिकांश क्रमशः Microsoft Office के .doc, .xls और .ppt जैसे Word, Excel, और PowerPoint के स्वामित्व वाले स्वरूपों में होने की संभावना है। सॉफ्टवेयर और सेवाओं की सर्वव्यापकता के बावजूद कि आप उन्हें बनाने के लिए उपयोग किए गए Office एप्लिकेशन के बिना Office फ़ाइलों को पढ़ने और संपादित करने देते हैं, ये प्रारूप एक दिन अप्रचलित हो जाएंगे - शायद जितनी जल्दी आप सोच सकते हैं।

यहां तक ​​कि अगर आप फ़ाइलों को उनके मूल मालिकाना प्रारूप में संग्रहीत करते हैं, तो भी यह एक अच्छा विचार है कि खुले मानक प्रारूप में परिवर्तित फ़ाइलों का एक और संस्करण सहेजा जाए। यह ओपन-सोर्स आर्काइवमैटिक डेटा-आर्काइव सेवा द्वारा लिया गया दृष्टिकोण है, जो मूल फ़ाइल प्रारूप को बनाए रखता है, लेकिन फाइलों को उपयुक्त "परिरक्षण" और "पहुंच" प्रारूपों में परिवर्तित करता है।

उदाहरण के लिए, संग्रहमाता के मीडिया-प्रकार के संरक्षण की योजनाएँ .doc, .rtf और .wpd वर्ड प्रोसेसिंग फाइलों को संरक्षण के लिए XML- आधारित ओपन डॉक्यूमेंट फॉर्मेट (ODF) में और देखने के लिए Adobe के PDF में कनवर्ट करती हैं। इसी तरह, सिस्टम .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga, और .tiff रेखापुंज छवि फ़ाइलों को संरक्षित करने के लिए असम्पीडित झगड़े के रूप में और देखने के लिए JPEGs के रूप में बचाता है।

आर्कमेटिक सिस्टम अभी भी बहुत विकास के अधीन है, लेकिन आप वर्चुअल उपकरण, लाइव यूएसबी कुंजी या लाइव डीवीडी पर उपयोग के लिए मुफ्त संग्रह सॉफ्टवेयर के अल्फा संस्करण को डाउनलोड कर सकते हैं।

पुनर्कथन करने के लिए, अपनी संग्रहीत फ़ार्मुलों को सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका उनकी मूल स्वरूपण और अन्य विशेषताओं को बनाए रखते हुए पठनीय होगा, उन्हें अपने मूल स्वरूप में और कम से कम एक अन्य सामान्य, खुले प्रारूप में सहेजना है। यह आपको प्रोग्राम को खोलने, देखने और संपादित करने के लिए उपयोग की गई फ़ाइलों को उन्हें उपलब्ध कराने की सुविधा देता है, और यदि मालिकाना सॉफ़्टवेयर उपलब्ध नहीं है, तो डेटा को और अधिक बुनियादी रूप में एक्सेस कर सकते हैं।

पैरों के साथ एक भंडारण माध्यम खोजें

यदि आप सोच रहे हैं कि आपकी सीडी और डीवीडी पर डेटा कितने समय तक चलेगा, तो आप अकेले नहीं हैं। यहां तक ​​कि विशेषज्ञ ऑप्टिकल मीडिया की अपेक्षित दीर्घायु पर सहमत नहीं हो सकते हैं - और चुंबकीय टेप और डिस्क के लिए भी यही सच है। (एक्स लैब ऑप्टिकल मीडिया दीर्घायु की एक विस्तृत चर्चा प्रदान करता है, जिसमें ऑप्टिकल मीडिया के परीक्षण के लिए आईएसओ मानकों का एक संक्षिप्त विवरण शामिल है)।

आम सहमति यह है कि सीडी-रु ३० से ५० साल, डीवीडी-रु उससे कम, और सीडी-आरडब्ल्यू और डीवीडी-आरडब्ल्यू से भी कम होनी चाहिए। इसी तरह, टेप और हार्ड डिस्क के 10 से 30 साल तक पढ़ने योग्य होने की उम्मीद की जा सकती है, जबकि पोर्टेबल डिस्क, यूएसबी थंब ड्राइव और अन्य सॉलिड-स्टेट स्टोरेज डिवाइस आधे समय तक जीवित रह सकते हैं, हो सकता है।

लेकिन ये सिर्फ नंबर हैं। कौन संभावनाओं के लिए अपने महत्वपूर्ण डेटा पर भरोसा करना चाहता है? तथ्य यह है कि कोई भी भंडारण माध्यम किसी भी समय विफल हो सकता है। इसलिए आपको एक से अधिक माध्यमों पर डेटा संग्रह करना चाहिए और विफलताओं के लिए नियमित रूप से अपने अभिलेखागार की जांच करनी चाहिए (नीचे इन बिंदुओं पर अधिक)।

मेरे पसंदीदा अभिलेखीय-भंडारण विकल्पों में से दो क्रमशः सबसे पुराने और नवीनतम हैं: कागज और ऑनलाइन। अपने अभिलेखागार को प्रिंट करते समय पर्यावरण के अनुकूल नहीं है, यह ठीक से संग्रहीत कागज रिकॉर्ड की अपेक्षित उम्र को हरा करने के लिए कठिन है। बेशक, पेपर संग्रह में विशिष्ट फ़ाइलों को खोजना एक चुनौती हो सकती है, और कागज रिकॉर्ड को परिवर्तित करना आसान नहीं है।

यदि खोज क्षमता और आसान पहुंच महत्वपूर्ण है, तो ऑनलाइन डेटा अभिलेखागार एक अच्छा विकल्प है। स्पाइडरऑक और माइक्रोसॉफ्ट के स्काईड्राइव जैसी सेवाएं क्लाउड में आपकी महत्वपूर्ण फ़ाइलों की प्रतियों को संग्रहीत करना आसान बनाती हैं जहां उन्हें किसी भी ब्राउज़र से पुनर्प्राप्त किया जा सकता है। (मैंने जून 2009 से एक पोस्ट में स्पाइडरऑक और दो अन्य मुफ्त एन्क्रिप्टेड ऑनलाइन स्टोरेज सेवाओं का वर्णन किया है।)

एक से अधिक संग्रह, एक से अधिक स्थान

आपके डेटा संग्रह को संग्रहीत करना ऑनलाइन सुरक्षित भंडारण के दो नियमों का उल्लंघन करता है: आपके पास उन फ़ाइलों तक संग्रहीत हार्डवेयर की भौतिक पहुंच नहीं है, और आप जिस सेवा का उपयोग कर रहे हैं उसके वित्तीय स्वास्थ्य के लिए अतिसंवेदनशील हैं। यदि सेवा चल रही है, तो कोई गारंटी नहीं है कि आप अपना डेटा पुनर्प्राप्त कर पाएंगे, और आपको अपने संग्रहण सर्वर को बनाए रखने और बैकअप लेने के लिए सेवा की क्षमता पर भरोसा करना होगा।

कुंजी एक टोकरी में अपने सभी अभिलेखीय अंडे लगाने से बचने के लिए है। मीडिया और फ़ाइल प्रकारों के संयोजन का उपयोग करें जब संभावना को बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण डेटा संग्रहीत करते हैं कि जानकारी भविष्य में अच्छी तरह से सुलभ होगी। और जैसे ही नए अभिलेखीय मीडिया विकसित होते हैं और व्यावहारिक साबित होते हैं, अपने संग्रह को उन रूपों में से एक में परिवर्तित करें।

एक अन्य बहुत ही महत्वपूर्ण अभिलेखीय-भंडारण नियम: हमेशा अपने संग्रहीत डेटा की कम से कम एक प्रति अपने घर या कार्यालय के अलावा कहीं और संग्रहीत करें। यह एक ऐसा क्षेत्र है जहां ऑनलाइन स्टोरेज काम आता है।

नियमित संग्रह चेकअप शेड्यूल करें

पिछले कुछ वर्षों से मैं अपने खाली समय का एक अच्छा हिस्सा मुफ्त ऑडेसिटी ऑडियो सॉफ्टवेयर का उपयोग करके कई सौ ऑडियो कैसेट को एमपी 3 में बदलने के लिए खर्च कर रहा हूं। कुछ टेपों को 1970 के दशक के मध्य के रूप में वापस बनाया गया था, लेकिन 1980 के दशक और 1990 के दशक की शुरुआत से अधिकांश तारीखें।

मेरे संग्रह में अधिकांश स्टोर से खरीदे गए टेप अब अप्रयुक्त हैं, लेकिन मुझे घर में बनी रिकॉर्डिंग के साथ बहुत अच्छी किस्मत मिली है। वास्तव में, एक टेप जो मैंने 1976 में बनाया था, अपने शुरुआती जीवन का एक अच्छा हिस्सा मेरे पुराने वीडब्ल्यू बग में संग्रहीत किया गया था - ठंड के तापमान और ब्लिस्टरिंग गर्मी के माध्यम से - लेकिन जब मैंने इसके गीतों को डिजिटल में बदल दिया तो यह नया लग रहा था (धन्यवाद, टीडीके !)

जब यह आपकी महत्वपूर्ण डिजिटल फाइलों की बात आती है, तो आप भाग्य पर भरोसा नहीं कर सकते। नियमित रूप से अपने विभिन्न अभिलेखागार में मुट्ठी भर फाइलें खोलने की आदत डालें। यदि वे सुलभ नहीं हैं, तो अपने अन्य बैकअप में से एक को खोदें और फाइलों के ज्ञात-अच्छे संस्करणों का उपयोग करके एक और अभिलेखीय प्रतिलिपि बनाएं। आखिरकार, बचत के लायक कुछ भी अच्छी तरह से बचाने के लायक है।