टेलीफोन के आविष्कार के बाद से ई-मेल सबसे बड़ा कार्यालय उत्पादकता बूस्टर है। ई-मेल कॉफी मेकर के आविष्कार के बाद से काम के समय की सबसे बड़ी बर्बादी है।

हाल ही में, मैं बाद के प्रस्ताव की ओर झुक गया हूं। मैं गणना करता हूं कि जीमेल के स्पैम फिल्टर के माध्यम से इसे मेरे इनबॉक्स में आने वाले पांच में से केवल एक संदेश को खोलने और पढ़ने में लगने वाले समय के लायक है।

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इसमें स्पैम जीमेल स्वचालित रूप से पहचान और ब्लॉक शामिल नहीं है, जो हाल के वर्षों में सिमेंटेक के अनुसार, केवल 70 प्रतिशत से अधिक भेजे गए सभी संदेशों के 90 प्रतिशत से अधिक से गिरा दिया गया है।

यह अभी भी नेट-ओ-क्षेत्र को बंद करने और अनावश्यक रूप से हमारे कार्यदिवस का विस्तार करने का एक बहुत कुछ है। यहां बताया गया है कि अपने ई-मेल खाते के साथ अधिक समय संचार और कम समय की कुश्ती कैसे बिताएं।

Google Voice के माध्यम से आसान वॉयस-टू-ई-मेल ट्रांसक्रिप्शन

ई-मेल के दो सबसे स्पष्ट विकल्प पुराने, विश्वसनीय टेलीफोन और न के बराबर पुराने हैं, न कि विश्वसनीय विश्वसनीय संदेश। फोन कॉल और IM अर्ध-स्थायी रिकॉर्ड प्रदान नहीं करते हैं जो ई-मेल थ्रेड प्रदान करते हैं, हालांकि अधिकांश अग्रणी चैट सेवाएं और IM एग्रीगेटर जैसे कि मुक्त, ओपन-सोर्स एडियम चैट क्लाइंट आपको अपनी चैट का लॉग बनाए रखने की सुविधा देते हैं।

फेसबुक संदेश और Google चैट आपको अपना संदेश इतिहास देखने (और हटाने) देते हैं। Twitter सहायता संदेश वर्तमान में Twitter सेवा केंद्र के अनुसार आपके अंतिम 100 संदेशों को उस सेवा के माध्यम से भेजा और प्राप्त करता है।

IPhone, iPad और iPod Touch के लिए Nuance का ड्रैगन डिक्टेशन ऐप आपको एक वॉइस मैसेज रिकॉर्ड करने और इसे टेक्स्ट में बदलने की अनुमति देता है जिसे आप ई-मेल के जरिए भेज सकते हैं। (एंड्रॉइड और ब्लैकबेरी फोन के लिए इसी तरह के उत्पाद कंपनी से उपलब्ध हैं।)

आप अपने Google Voice नंबर पर कॉल करके किसी भी फ़ोन से एक ही वॉइस-टू-ई-मेल रूपांतरण कर सकते हैं। यह सेवा स्वचालित रूप से आपके ध्वनि संदेश को प्रसारित करती है और फिर आपको प्रतिलेखन को ई-मेल करती है। संदेश को अपने पास छोड़ने के बाद, अपना Google Voice खाता खोलें, संदेश के निचले भाग पर क्लिक करें, और ईमेल चुनें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, ई-मेल ट्रांसक्रिप्शन में रिकॉर्डिंग और प्रतिलेख के साथ-साथ मूल वॉयस रिकॉर्डिंग के लिंक के बारे में एक डिब्बाबंद संदेश शामिल होगा। केवल ट्रांसक्रिप्शन भेजने के लिए, प्राप्तकर्ता का ई-मेल पता दर्ज करें, सेंड विंडो के निचले भाग में लिंक-इन-लिंक विकल्प को अनचेक करें और डिब्बाबंद संदेश को चुनें और हटा दें।

Google Voice की प्रतिलेखन इंजन की गुणवत्ता हिट-एंड-मिस है, लेकिन अधिकांश कम से कम समझदार हैं (यदि कभी-कभी विनोदी)। यद्यपि आप आवश्यक ग्राहक या नियोक्ता को इस तरह के ट्रांसक्रिप्शन नहीं भेजना चाहते हैं, लेकिन वॉयस-टू-टेक्स्ट रूपांतरण अधिकांश रोजमर्रा के संचार के लिए उपयुक्त है।

लघु-संदेश सेवाएँ प्रयास के लायक नहीं हैं

ई-मेल संदेश जितना लंबा होगा, प्राप्तकर्ता की संभावना उतनी ही कम होगी। शार्टमेल सेवा संदेशों को 500 अक्षरों तक सीमित करती है, जो कि ट्विटर की लंबाई सीमा से तीन गुना से भी अधिक है, लेकिन फिर भी बहुत कम है, विशेष रूप से आपके जैसे ई-मेलर्स के लिए।

सेवा के साथ मेरा बीफ संदेश-लंबाई की सीमा नहीं है, लेकिन आवश्यकता है कि आप अभी तक एक और ई-मेल पते का उपयोग करें, यह "शार्टमेल डॉट कॉम" URL के साथ है। आप अपने ट्विटर उपयोगकर्ता नाम का उपयोग कर सकते हैं और अपने ट्विटर क्रेडेंशियल्स के साथ सेवा में साइन इन कर सकते हैं, जो आपके ट्विटर संपर्कों को स्वचालित रूप से आयात करता है। आप अन्य वेब सेवाओं से भी संपर्क आयात कर सकते हैं।

सेवाओं का एक सूट जिसका नाम two.sentenc.es, three.sentenc.es, फोर.sentenc.es और पाँच.sentenc.es है, ई-मेल संक्षिप्तता को प्रोत्साहित करने के लिए एक सूक्ष्म दृष्टिकोण लेता है। साइटें आपको अपने संदेशों को स्वेच्छा से वाक्यों की संख्या तक सीमित करने के लिए कहती हैं और वाक्यों की सीमा को समझाने के लिए साइटों से लिंक पेस्ट करने का अनुरोध करती हैं और अनुरोध करती हैं कि आपके प्राप्तकर्ता लंबाई सीमा को अपनाएँ।

मैं ई-मेल लेखकों को जाने के लिए इच्छुक हूं जब तक वे यह जानना चाहते हैं कि मैं उनके संदेश के रूप में पढ़ूंगा क्योंकि मुझे उपयोगी या दिलचस्प लगता है और बाकी को छोड़ देता हूं। इसी तरह, जिन लोगों को मैं ई-मेल करता हूं, वे मेरे कुछ संदेश को अनदेखा करने के लिए स्वतंत्र हैं। ऐसा नहीं है कि हम शब्द द्वारा चार्ज किए जा रहे हैं (कम से कम अभी तक नहीं)।

अपने संगठन के आंतरिक संदेशों को अलग करें

जैसा कि मैंने ऊपर उल्लेख किया है, फेसबुक, ट्विटर और अन्य लोकप्रिय सोशल नेटवर्क आपको व्यक्तिगत मित्रों और अनुयायियों को संदेश भेजते हैं। सोशल-नेटवर्क मैसेजिंग का एक प्राथमिक लाभ यह है कि किसी अन्य सेवा में साइन इन किए बिना किसी से संपर्क करने की सुविधा या, यदि आप पहले से साइन इन हैं, तो ब्राउज़र विंडो के बीच कूदने के लिए। एक प्राथमिक नुकसान आपके संदेशों को कई अलग-अलग स्थानों में संग्रहीत किया जा रहा है।

हालांकि, एक संगठन के भीतर लोगों के लिए यह एक बड़ी समस्या नहीं है। एक दोस्त जो एक लोकप्रिय वेब रेस्तरां-आरक्षण सेवा के लिए काम करता है, ने हाल ही में डींग मारी है कि उसकी कंपनी के ई-मेल खाते के लिए इनबॉक्स लगभग खाली है। ऐसा इसलिए है क्योंकि सेवा ने हाल ही में अपने सभी आंतरिक संचार के लिए "एंटरप्राइज़ सोशल नेटवर्क" पर स्विच किया है।

इस तरह की दो सबसे लोकप्रिय सेवाएं हैं यममेर और सेल्सफोर्स डॉट कॉम। दोनों सेवाएं संगठन के अपने URL का उपयोग करती हैं और मुफ्त और शुल्क-आधारित संस्करणों में आती हैं। दोनों आपकी कंपनी की सामूहिक ब्रेनपावर में आसानी से आने के लिए सरल संदेश से परे जाने का भी वादा करते हैं।

किसी भी नई सेवा के साथ जो आपके समूह की उत्पादकता को बढ़ाने का वादा करती है, कुंजी लोगों को इसका उपयोग करने के लिए मिल रही है। कई श्रमिकों के लिए, कुछ भी जो उनके इनबॉक्स से बाहर निकलने के समय को साफ करने में खर्च होने वाले समय को कम कर देगा, एक कोशिश देने के लायक होगा।

ऐसा लगता है कि लोगों तक पहुँचने के लिए एक नया तरीका शुरू किए बिना एक दिन नहीं जाता है - अकेले या समूहों में - साथ ही साथ फ़ाइलों को साझा करने, परियोजनाओं को समन्वय करने और अन्य गतिविधियों के बीच ब्लॉग पर पोस्ट करने के लिए। अभी तक कुछ भी नहीं आया है जो ई-मेल करता है। किसी दिन ई-मेल क्विल पेन के रास्ते जाएगा, लेकिन अभी तक नहीं। तब तक, हम यह सुनिश्चित करने के तरीके खोजते रहेंगे कि तकनीक हमारे लिए काम करती है, हमारे खिलाफ नहीं।