एमएस आउटलुक में तेजी से काम करने के छह तरीके

बड़े और छोटे संगठन वर्ड दस्तावेजों, एक्सेल स्प्रेडशीट, और PowerPoint प्रस्तुतियों पर भरोसा करते हैं ताकि काम पूरा हो सके। कुछ मायनों में आउटलुक तीन हाई-प्रोफाइल ऑफिस ऐप्स का गरीब चचेरा भाई है। लेकिन माइक्रोसॉफ्ट के सर्वव्यापी सूट में सच्चा वर्कअर्स असंगठित ई-मेल / संपर्क प्रबंधक / कार्य शेड्यूलर है।

आउटलुक 2010, 2007 और 2003 के लिए ये छह युक्तियां आपको संग्रहीत संदेशों को फिर से शुरू करने में कम समय बिताने देंगी, आपकी याददाश्त को याद दिलाएंगी, रिमाइंडर्स के बारे में याद रखें, उन्हें अटैचमेंट के रूप में भेजने के लिए फाइलें खींचें, वर्तनी परीक्षक की शर्तें जोड़ें, टास्कबार पर स्पष्ट स्थान और बढ़ाएं आउटलुक के लिए क्लिक-सेविंग कीबोर्ड शॉर्टकट की आपकी सूची।

अपने शेड्यूल पर किसी फ़ोल्डर के संदेशों को संग्रहीत करें

बहुत से लोगों को अपने आउटलुक ई-मेल को संग्रहीत करने की आवश्यकता नहीं है, पुराने संदेशों को हटाने के बजाय चुनने या बस उन्हें जमा होने देने के लिए। हालांकि, अधिकांश संगठन व्यक्तिगत आउटलुक खातों के आकार को कैप करते हैं, इसलिए आपको अपने कुछ पुराने ई-मेल को संग्रहीत करने के लिए आईटी लोगों से नोटिस मिल सकता है।

संग्रह फोल्डर ब्लोट को रोक सकता है, लेकिन संग्रहीत संदेशों को पुनर्प्राप्त करना गैर-पंजीकृत लोगों को फिर से खोलने में अधिक समय लेता है। आपको आउटलुक के डिफ़ॉल्ट ऑटो-संग्रह-उम्र की 6 महीने की उम्र से पुराने संदेशों की आसान पहुंच की आवश्यकता हो सकती है। सभी आउटलुक संग्रह या प्रोग्राम के विशिष्ट फोल्डर और संदेशों को संग्रह करने में देरी करना आसान है।

(ध्यान दें कि Outlook 2010 का क्लीन अप फीचर स्वचालित रूप से वह हटा देता है जो चयनित फ़ोल्डरों में अनावश्यक संदेशों के रूप में पहचान करता है। यह पुराने ई-मेल संग्रह के समान नहीं है।)

किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में मेल के लिए स्वचालित संग्रह सक्षम करने के लिए, फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और गुण> AutoArchive चुनें। डिफ़ॉल्ट रूप से, संग्रहकर्ता हर 14 दिन चलता है और छह महीने से अधिक पुराने संदेशों पर लागू होता है। डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स बदलने के लिए, AutoArchive डायलॉग खोलने के लिए डिफ़ॉल्ट संग्रह सेटिंग्स बटन चुनें। यहां आप संग्रह करने की आवृत्ति को बदल सकते हैं, समय संदेशों की लंबाई अनारक्षित रहती है, और आपके संग्रह का स्थान। pst फ़ाइल।

किसी एकल फ़ोल्डर की संग्रह सेटिंग को कस्टमाइज़ करने के लिए, उसे राइट-क्लिक करें, गुण> AutoArchive चुनें, "इन सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर को संग्रहीत करें" चुनें और अपनी पसंद बनाएं। किसी व्यक्तिगत संदेश को संग्रहीत होने से रोकने के लिए, इसे खोलें और फ़ाइल> जानकारी> आउटलुक 2010 और 2007 में या फ़ाइल> प्रॉपर्टीज़ को आउटलुक 2003 में क्लिक करें। चेक करें "इस आइटम को स्वचालित न करें।"

अपने अनुस्मारक को अधिक जानकारीपूर्ण बनाएं

आउटलुक आपको कुछ संदेशों को एक रंग-कोडित श्रेणी में असाइन करने देता है या उन्हें फॉलो-अप ध्वज के साथ चिह्नित करता है। यहां तक कि इन दृश्य संकेतों के साथ आपको संदेश के महत्व को याद रखने में कुछ मदद की आवश्यकता हो सकती है। संदेश को खोलने पर ध्वज के बगल में दिखाई देने वाला विवरण जोड़ने के लिए, ऊपर का पालन करें> कस्टम चुनें और स्पष्टीकरण का एक शब्द या वाक्यांश दर्ज करें।

एक अनुस्मारक जोड़ने के लिए जो आपके कार्यों और कैलेंडर में भी दिखाई देगा, संदेश पर राइट-क्लिक करें और अनुवर्ती> Add अनुस्मारक जोड़ें चुनें। "ध्वज" फ़ील्ड में अनुवर्ती कार्रवाई का वर्णन जोड़ें। यह पाठ संदेश के शीर्ष पर अनुस्मारक के बारे में अन्य जानकारी के साथ दिखाई देगा।

फ़ाइल अनुलग्नक भेजने का तेज़ तरीका

एक ई-मेल पर एक फ़ाइल संलग्न करने के लिए विशिष्ट दृष्टिकोण एक नया संदेश खोलना, पेपरक्लिप आइकन चुनना और दिखाई देने वाली फ़ोल्डर विंडो में फ़ाइल पर नेविगेट करना है। यदि आप Windows Explorer या किसी भी फ़ोल्डर विंडो में हैं, तो आप फ़ाइल को राइट-क्लिक कर सकते हैं और Send to> Mail प्राप्तकर्ता का चयन कर सकते हैं, जो आपके डिफ़ॉल्ट ई-मेल प्रोग्राम में एक नया संदेश खोलता है।

आप फ़ाइल को सीधे अपने आउटलुक इनबॉक्स में खींचकर और भी अधिक समय बचा सकते हैं, इसी तरह एक नया संदेश स्वचालित रूप से संलग्न फ़ाइल के साथ खुलता है।

Outlook के वर्तनी परीक्षक को अनुकूलित करें

वर्तनी की त्रुटियां सर्वथा अव्यवसायिक हैं, जो अधिकांश लोगों के लिए आउटलुक की वर्तनी-जांच सुविधा को अपरिहार्य बनाती हैं। किसी भी वर्तनी-चेक शब्दकोश में वे सभी शब्द शामिल नहीं हैं जिनका आप अपने पत्र-पत्रिकाओं में नियमित रूप से उपयोग करते हैं। आप अक्सर उपयोग किए जाने वाले नामों और शब्दों को जोड़कर आउटलुक के वर्तनी परीक्षक को अधिक सटीक बना सकते हैं। आउटलुक 2010 और 2007 में, फ़ाइल> विकल्प> मेल> वर्तनी और स्वत: सुधार> कस्टम शब्दकोश> संपादन शब्द सूची का चयन करें। एक बार में अपनी नई शर्तें जोड़ें और दो बार ओके पर क्लिक करें।

Outlook 2003 में, उपकरण> विकल्प> वर्तनी पर क्लिक करें और "कस्टम शब्दकोश संपादित करें" के तहत संपादन बटन चुनें। चेतावनी के माध्यम से क्लिक करें, यदि आवश्यक हो, तो Custom.dic फ़ाइल में नई शर्तें जोड़ें, फ़ाइल> सहेजें और फिर फ़ाइल> बाहर निकलें पर क्लिक करें। (ठीक है, यह टिप आपको अधिक समय नहीं बचा सकती है, लेकिन यह आपको बेहतर दिख सकती है।)

Microsoft Office समर्थन साइट पर Outlook और अन्य Office 2010 ऐप्स में कस्टम शब्दकोशों के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करता है।

अधिसूचना क्षेत्र में आउटलुक को कम से कम करें

अपने कार्यदिवस के माध्यम से मिडवे आपके टास्कबार को कम से कम अनुप्रयोगों के साथ बहुत भीड़भाड़ दे सकता है, भले ही आप प्रोग्राम द्वारा कई खुली खिड़कियों को समूहित करने का विकल्प चुनें। (इस विकल्प को सेट करने के लिए, टास्कबार पर राइट-क्लिक करें, गुण> टास्कबार चुनें, और "टास्कबार बटन" के बगल में ड्रॉप-डाउन मेनू में "हमेशा गठबंधन करें, लेबल छिपाएं" चुनें।

आप केवल नोटिफिकेशन क्षेत्र में Outlook को टास्कबार मिक्स से निकालकर न्यूनतम चिह्न बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अधिसूचना क्षेत्र में आउटलुक आइकन पर राइट-क्लिक करें और छुपाएं जब छोटा करें चुनें। आउटलुक टास्कबार के बजाय केवल सूचना क्षेत्र में कम से कम होगा।

किसी अन्य Office अनुप्रयोग पर जल्दी से स्विच करें

यदि आपको एक कार्यालय का ऐप खुला मिला है, तो संभावना है कि आपको अंततः किसी अन्य में कुछ काम करने की आवश्यकता होगी। आप Ctrl + Shift + H दबाकर आउटलुक के भीतर से एक नया वर्ड डॉक्यूमेंट, एक्सेल स्प्रेडशीट, पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन या अन्य प्रकार की फाइल खोल सकते हैं। यह कीबोर्ड शॉर्टकट नया Microsoft Office दस्तावेज़ संवाद खोलता है। बस अपनी इच्छित प्रकार की फ़ाइल चुनें और ओके पर क्लिक करें।

Microsoft Office साइट आउटलुक 2010, आउटलुक 2007 और आउटलुक 2003 के लिए दर्जनों कीबोर्ड शॉर्टकट सूचीबद्ध करती है। यहाँ ई-मेल के लिए शॉर्टकट हैं:

इनबॉक्स पर स्विच करें: Ctrl + Shift + I

आउटबॉक्स पर जाएं: Ctrl + Shift + O

से संदेश भेजने के लिए खाता चुनें: Ctrl + Tab (रेखा पर ध्यान केंद्रित करें), फिर खाता बटन पर टैब करें

भेजें: Alt + S

संदेश का उत्तर दें: Ctrl + R

सभी को एक संदेश का उत्तर दें: Ctrl + Shift + R

एक संदेश को रद्दी नहीं के रूप में चिह्नित करें: Ctrl + Alt + J

अवरुद्ध बाहरी सामग्री (एक संदेश में) प्रदर्शित करें: Ctrl + Shift + I

फ़ोल्डर में पोस्ट करें: Ctrl + Shift + S

नए मेल की जांच करें: Ctrl + M या F9

अगले संदेश पर जाएँ: ऊपर तीर