यह CNET की #adulting कहानियों की श्रृंखला का एक हिस्सा है, जिसमें आपको यह पता लगाने में मदद की जाती है कि आप कैसे रह सकते हैं, काम कर सकते हैं और खेल सकते हैं।
यदि आपके पास नौकरी है - या स्कूल जाएं, या बस सांस लें - 2017 में, आप शायद चीजों को प्राप्त करने के लिए ईमेल पर भरोसा करते हैं। और जब आप शायद अपने जीवन के अच्छे हिस्से के लिए ईमेल कर रहे हों, तो सहकर्मियों और बॉस को ईमेल करना आपकी माँ या बेस्टी को संदेश देने से अलग है।
मैं लगभग 10 वर्षों से ग्राहकों के लिए पेशेवर रूप से ईमेल लिख रहा हूं। यहां आपके ईमेल खोले जाने, पढ़ने और हर बार जवाब देने के लिए मेरे सर्वोत्तम सुझाव दिए गए हैं।
1. विषय पंक्ति बर्बाद मत करो
विषय पंक्ति आपका पहला (और कभी-कभी अंतिम) मौका है जिससे किसी को अपना ईमेल खोलने का मौका मिलता है। एक विषय पंक्ति है कि सिर्फ "हाय!" वह पाठक को कुछ नहीं बताता। यदि वे आपको व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, तो वे मान लेंगे कि आपका ईमेल स्पैम है और इसे हटा दें।
सबसे अच्छी विषय पंक्ति आपके ईमेल के बारे में बताती है। यहाँ कुछ अच्छे उदाहरण हैं:
- मंगलवार की बैठक के बारे में प्रश्न
- नए सॉफ्टवेयर की मदद चाहिए
- क्या आप जिम स्मिथ को जानते हैं?
- न्यूयॉर्क सम्मेलन पर उपयोगी प्रतिक्रिया
याद रखें कि सब्जेक्ट लाइन कट जाती हैं, खासकर मोबाइल पर। इसलिए, इसे संक्षिप्त, दिलचस्प और बिंदु पर रखें।
2. तात्कालिकता की भावना जोड़ें (... अगर यह जरूरी है)
खुलने के लिए एक और टिप विषय पंक्ति के लिए तात्कालिकता की भावना जोड़ रहा है - अगर और केवल अगर यह जरूरी है। कैप लॉक का उपयोग करना इसके लिए बहुत अच्छा है, लेकिन इसे संयम से उपयोग करें। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
- मुझे आपकी स्प्रैडशीट ASAP चाहिए
- URGENT: क्या आपने अभी तक मतदान किया है?
- ATTN: बैठक कक्ष में मदद की आवश्यकता है
- RSVP: ईओडी द्वारा आपके उत्तर की आवश्यकता है
- समय: आज शाम 6 बजे तक साइन अप करें
उपरोक्त केवल तभी उपयोगी है जब आपको वास्तव में ईमेल पढ़ने और तत्काल उत्तर देने की आवश्यकता हो। जब उपयोग किया जाता है, तो ये प्रीपेंड जल्दी से अपना ड्रॉ खो देते हैं।
3. आकस्मिक रहें और नामों का उपयोग करें
यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं जो आपको नहीं जानता है, तो उस व्यक्ति के नाम के साथ हमेशा खोलें। यह ईमेल को कम स्पैम और अधिक व्यक्तिगत महसूस कराता है। एक आकस्मिक ईमेल शुरू हो सकता है, "हाय अन्ना!" यदि ईमेल अधिक औपचारिक है, तो "हैलो अन्ना जोन्स, " या "प्रिय सुश्री जोन्स।"
यहां तक कि अगर एक ईमेल सामान्य रूप से औपचारिक हो सकता है, तो आप अप्रत्याशित रूप से आकस्मिक रणनीति के साथ जा सकते हैं। इस प्रकार का ईमेल व्यक्तिगत और आकस्मिक लगता है, लेकिन आक्रामक नहीं। नमस्ते कहना, उनके पहले नाम का उपयोग करना और प्राप्तकर्ता के लिए कुछ व्यक्तिगत और विशिष्ट का उल्लेख करना, ईमेल को बिना किसी अधिकता के उस आकस्मिक स्थान पर ले जा सकता है। कुछ बातें जो आप कह सकते हैं:
- पिछले हफ्ते आपकी बड़ी मुलाकात हुई थी
- आपके ट्वीट / फेसबुक पोस्ट / आदि को पसंद किया। के बारे में [यहाँ रिक्त भरें]
- [रिक्त स्थान भरें] सम्मेलन में आपकी बात मेरे लिए विशेष रूप से सहायक थी क्योंकि [रिक्त स्थान भरें]
यह आकस्मिक दृष्टिकोण प्राप्तकर्ता को आराम और अधिक ग्रहणशील महसूस करा सकता है। मैं समय के 90 प्रतिशत कारण का उपयोग करता हूं और यह काम करता है। मैं सरकारी अधिकारियों और प्रमुख निगमों के मुख्य कार्यकारी अधिकारियों की पसंद के लिए औपचारिक बचत करता हूं।
यहां तक कि अधिक औपचारिक ईमेल में, एक प्रशंसा या सकारात्मक व्यक्तिगत अनुभव के साथ शुरू करने से पाठक को तुरंत आपके ईमेल में निवेश किया जा सकता है और प्रतिक्रिया देने के लिए तैयार हो सकता है। बस इसे छोटा रखें।
4. बिंदु पर जाओ
इस बारे में सोचें कि आप अपने इनबॉक्स की जांच और प्राथमिकता कैसे करते हैं। संभावना है, आप कई ईमेल के माध्यम से यह पहचानने के लिए कि क्या एक तत्काल प्रतिक्रिया की जरूरत है, और क्या देरी हो सकती है। तो, प्रस्तावना के साथ समय बर्बाद मत करो। तुरंत बिंदु पर पहुंचें, फिर बाद में किसी भी व्याख्याकार या साइड जानकारी में जोड़ें। किसी के पास ईमेल के माध्यम से यह जानने का समय नहीं है कि आपको क्या चाहिए।
उचित होने पर, एक बुलेटेड सूची पाठक को यह समझने में मदद कर सकती है कि आपको क्या चाहिए।
5. इसे छोटा रखें
यहां तक कि अगर आप इस बिंदु पर तुरंत पहुंच जाते हैं, तो उसके बाद मत घूमिए। केवल सबसे महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करें, फिर लिखना बंद करें। गंभीरता से। पाठ का एक लंबा ब्लॉक बस आपके प्राप्तकर्ताओं को आह भर देगा और तय करेगा कि वे वापस आएंगे और आपके ईमेल को बाद में पढ़ेंगे जब उनके पास अधिक समय होगा। हालांकि, क्या लगता है? आपका ईमेल जल्दी से भूल जाएगा और वे कभी भी आपके पास वापस नहीं आएंगे।
6. कॉल-टू-एक्शन जोड़ें
यदि आप प्राप्तकर्ता को अभिनय करना चाहते हैं, तो ऐसा कहें। एक निश्चित समय और दिनांक के अनुसार प्रतिक्रिया की तरह, उन्हें वही दें जो आपको चाहिए। इसे पेशेवर ईमेल-लेखन बिज़ में कॉल-टू-एक्शन (CTA) कहा जाता है।
7. इसे आसान बनाएं
सुनिश्चित करें कि यह आपके प्राप्तकर्ता के लिए जितना संभव हो उतना आसान है कि आप क्या पूछते हैं। क्लिक करने के लिए एक लिंक जोड़ें, एक फोन नंबर पर कॉल करने के लिए या एक दस्तावेज़ पढ़ने के लिए यदि आपको केवल एक ईमेल से अधिक उत्तर की आवश्यकता हो।
8. एक समय सीमा जोड़ें
यदि आप कर सकते हैं, तो प्राप्तकर्ता को उनके कार्य की समय सीमा बताकर तात्कालिकता की भावना जोड़ना न भूलें। इसके अलावा, शिष्टाचार आपकी मांग को महसूस करने से कार्रवाई को रोकने के लिए आवश्यक है। कृपया कहें और आपके अनुरोध को नरम करने के लिए धन्यवाद।
यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
- क्या आप मुझे ईओडी द्वारा जवाब भेज सकते हैं? धन्यवाद!
- क्या आप दोपहर तक इस लिंक का उपयोग करके RSVP को खुश कर सकते हैं?
- कृपया मुझे सुबह 9 बजे कॉल करें मेरा सेल नंबर 000-0000 है।
- कृपया हमारे स्लैक समूह में शेष टीम में शामिल हों: abc123.slack पासवर्ड: 1234
आपके अनुरोध की तात्कालिकता के आधार पर, यह प्राप्तकर्ता को जवाब देने के लिए पूछने में भी मदद कर सकता है, भले ही समय सीमा काम न करे । इस तरह, आप एक संवाद कर सकते हैं जो ड्रॉप-ऑफ से बचने में मदद करता है।
9. अपना नाम मत भूलना
एक धन्यवाद और आपके नाम के साथ ईमेल समाप्त करें। केवल यह मत समझो कि वे जानते हैं कि ईमेल किसका है। वास्तव में, अपने ईमेल खाते के ऑटो हस्ताक्षर को अपने पूरे नाम, अपने व्यवसाय या स्थिति और संपर्क जानकारी के साथ संपादित करना सुनिश्चित करें ताकि यह प्रत्येक ईमेल में ऑटो-पॉप्युलेट हो जाए।
10. अनुगमन करें
आपकी समय सीमा बीत जाने के बाद, प्राप्तकर्ता को उनकी प्रतिक्रिया पर जाँच करने के लिए ईमेल करने से न डरें। कभी-कभी लोग आपको जवाब देने का इरादा रखते हैं, लेकिन वे भूल जाते हैं।
यहां कुछ अनुवर्ती लाइनें हैं जिन्हें आप चुरा सकते हैं:
- हाय (नाम), मैंने देखा कि आप मेरे बारे में (विषय) वापस नहीं आए। क्या आप (समय) मेरे पास वापस आ सकते हैं? धन्यवाद!
- हाय (नाम), क्या आपने (विषय) के बारे में मेरा ईमेल देखा? अगर मुझे (समय) द्वारा उत्तर मिल सकता है जो शानदार होगा। धन्यवाद!
एक प्रभावी ईमेल की कला को जानकर आप गौर कर सकते हैं। इन तत्वों का उपयोग करें और आपको परिणाम मिलेंगे। कौन जाने? आपके जानकार ईमेल कौशल भी आपको काम पर सीढ़ी तक ले जा सकते हैं।
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