बहुत से लोग केवल एक कंप्यूटर का उपयोग नहीं करते हैं। वास्तव में, हम में से अधिकांश एक कार्यदिवस के दौरान मशीन से मशीन की आशा करते हैं।

यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने डिजिटल जीवन में विभिन्न मशीनों में से किसी से भी अपनी महत्वपूर्ण फ़ाइलों तक पहुँच प्राप्त कर सकते हैं। यदि आप Google डॉक्स को अपनी ऑनलाइन फ़ाइल रिपॉजिटरी के रूप में उपयोग करते हैं, तो ये युक्तियां आपके कार्यदिवस को छोटा करने में मदद करेंगी।

अपनी हार्ड ड्राइव में अपनी सभी Google डॉक्स फ़ाइलों की ज़िपित प्रति भेजें

अधिकांश पीसी उपयोगकर्ता अपनी महत्वपूर्ण फाइलों को ऑप्टिकल डिस्क या यूएसबी स्टोरेज डिवाइस पर कॉपी करके या ऑनलाइन स्टोरेज सेवा पर अपलोड करके वापस कर देते हैं। अब ऑनलाइन बैकअप दूसरे तरीके से भी काम करते हैं।

एक ही ज़िप्ड फ़ाइल में अपने पीसी के लिए अपने सभी Google डॉक्स दस्तावेज़, स्प्रेडशीट, प्रस्तुतियाँ और अन्य फ़ाइलें डाउनलोड करने के लिए, किसी भी फ़ाइल का चयन करें और अधिक> डाउनलोड पर क्लिक करें। "सभी आइटम" चुनें और एक फ़ाइल प्रकार की जाँच करें या प्रत्येक फ़ाइल श्रेणी के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू में "डाउनलोड न करें (छोड़ें)"। आप MS Office, Open Office या PDF के सभी प्रारूप भी बदल सकते हैं।

यह एक मिनट से भी कम समय लगा और 300 फ़ाइलों को डाउनलोड करने के लिए - ज्यादातर वर्ड दस्तावेज़ और एक्सेल स्प्रेडशीट - एक 68MB ज़िप फ़ाइल के लिए। यदि आप डाउनलोड पूरा होने का इंतजार नहीं करना पसंद करते हैं, तो Google को डाउनलोड के लिए फ़ाइल उपलब्ध होने पर आपको एक लिंक भेजने के लिए "ईमेल जब तैयार हो" पर क्लिक करें।

टाइपिंग को बचाने के लिए Google डॉक्स ऑटो-सही का उपयोग करें

Google डॉक्स पाठ संपादक गलत वर्तनी वाले शब्दों के लिए सुधार सुझाता है: शब्द को राइट-क्लिक करें या कमांड-क्लिक करें, "हमेशा सही करें, " चुनें और सुझाई गई शर्तों से सही वर्तनी चुनें।

आप आमतौर पर दर्ज किए गए पाठ के लिए शॉर्टकट भी बना सकते हैं, जैसे कि आपका नाम, शीर्षक, नियोक्ता, या अन्य बार-बार बॉयलरप्लेट शब्द। ऐसा करने के लिए, उपकरण> प्राथमिकताएं पर क्लिक करें, बदलें बॉक्स में शॉर्टकट कुंजी दर्ज करें, और बॉक्स में अपनी पसंद का पाठ। अब जब आप उस पाठ स्ट्रिंग को दर्ज करते हैं तो एक स्थान पर लंबे समय तक बॉयलरप्लेट दिखाई देगा।

Google डॉक्स को स्वचालित रूप से अंश, दीर्घवृत्त, कॉपीराइट और ट्रेडमार्क प्रतीक और अन्य विशेष वर्ण बनाने से रोकने के लिए, वरीयता सूची में आइटम को अनचेक करें, या आइटम को हटाने के लिए दाईं ओर x पर क्लिक करें।

विशेष रूप से Google डॉक्स के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट

हम में से अधिकांश एक दर्जन कीबोर्ड शॉर्टकट्स याद कर सकते हैं जिनका हम नियमित रूप से उपयोग करते हैं। 2008 से एक पोस्ट में, मैं वर्णन करता हूं कि दर्जनों कीस्ट्रोक संयोजनों को सूचीबद्ध करने के लिए एक टेक्स्ट फ़ाइल कैसे बनाई जाए, इसलिए केवल कीबोर्ड शॉर्टकट जिसे आपको याद रखना है, वह है जो आप उस फ़ाइल को खोलने का असाइन करते हैं।

इस कीबोर्ड-शॉर्टकट धोखा शीट के Google डॉक्स संस्करण को खोलने के लिए, Ctrl (या Mac पर कमांड) और / (आगे स्लैश) दबाएँ। वैकल्पिक रूप से, आप इन पाँच Google डॉक्स कीस्ट्रोक कॉम्बो को अपनी मास्टर शॉर्टकट सूची में जोड़ सकते हैं:

Ctrl-Shift-C : एक शब्द गणना देखें

Ctrl-Shift-Y : चयनित शब्द की परिभाषा देखें

Ctrl-; (अर्धविराम): अगले गलत वर्तनी वाले शब्द पर जाएं

Alt-Shift-F : मेनू बार में जाएं

Ctrl- \ (backslash): स्वरूपण को साफ़ करें

बोनस टिप: Google डॉक्स में अपने दृश्य को अधिकतम करने के लिए, पूर्ण स्क्रीन दृश्य को सक्रिय करने के लिए Ctrl-Shift-F दर्ज करें। नियंत्रणों को छिपाने के लिए दृश्य> पूर्ण स्क्रीन पर क्लिक करें। नियंत्रण देखने के लिए Esc दबाएँ, और सामान्य दृश्य पर वापस जाने के लिए फिर से Ctrl-Shift-F।

फ़ाइलों को सभी के लिए सुलभ बनाएं या केवल आमंत्रित करें

Google डॉक्स पर आपके द्वारा संग्रहित सभी फाइलें डिफ़ॉल्ट रूप से निजी हैं। किसी फ़ाइल को साझा करने के लिए, उसे राइट-क्लिक करें और शेयर चुनें। इस मेनू से आप फ़ाइल को ई-मेल अटैचमेंट के रूप में भेज सकते हैं, आपके द्वारा नामित सहयोगियों को ई-मेल भेज सकते हैं या "शेयर सेटिंग्स" डायलॉग खोलने के लिए फिर से शेयर चुन सकते हैं।

फ़ाइल को सार्वजनिक करने के लिए "वेब पर किसी के लिए सुलभ" या फ़ाइल के लिंक के साथ किसी को भी उपलब्ध होने के लिए "जिसके पास पहुंच है" के तहत परिवर्तन पर क्लिक करें। इन दो विकल्पों को किसी भी साइन-इन की आवश्यकता नहीं है, और आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि दर्शक फ़ाइल को संपादित कर सकते हैं या नहीं।

आप फ़ाइल को निजी भी रख सकते हैं लेकिन इसे केवल उन लोगों के साथ साझा करें जिन्हें आप नामित करते हैं। इस सेटिंग के लिए आवश्यक है कि सहयोगी फ़ाइल को एक्सेस करने के लिए साइन इन करें। "लोगों को जोड़ें" टेक्स्ट बॉक्स में क्लिक करें और ई-मेल पता दर्ज करें, या अपनी संपर्क सूची से प्रविष्टियों का चयन करें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, आप जिन लोगों के साथ साझा करते हैं, वे फ़ाइल को संपादित भी कर सकते हैं। टिप्पणी या केवल दस्तावेज़ देखने के लिए उन्हें सीमित करने के अधिकार पर "संपादित कर सकते हैं" पर क्लिक करें। आप फ़ाइल की सामग्री को संदेश में भी पेस्ट कर सकते हैं और अपने आप को एक कॉपी भेज सकते हैं।