आपके कंप्यूटर पर कुछ संसाधन आपके संपर्क की सूची की तुलना में आपकी कार्यशैली के लिए अधिक मूल्यवान हैं। दुर्भाग्य से, संपर्क बनाए रखने के लिए सबसे कठिन संपत्ति के बीच भी हैं।

हाल ही में, एलन नाम के एक पाठक ने इस सवाल का जवाब दिया:

मैं और मेरे दो सहयोगी हमारे बिक्री संपर्कों के लिए Microsoft Outlook का उपयोग करते हैं। अभी हम तीन अलग-अलग संपर्क डेटाबेस बनाए रखते हैं। हम अपने डेटाबेस को एक में मर्ज करना चाहते हैं कि हम तीनों आवश्यक रूप से एक्सेस, संशोधित और अपडेट कर सकें। क्या कोई प्रक्रिया / सॉफ्टवेयर है जिसे आप इसे पूरा करने के लिए सुझा सकते हैं?

यदि आपको मैनुअल दृष्टिकोण से कोई आपत्ति नहीं है, तो आउटलुक आपको अपने संपर्कों को एक पीएसटी फ़ाइल के रूप में निर्यात करने देता है जो आपके सहकर्मी अपने आउटलुक खातों में आयात कर सकते हैं। प्रत्येक उपयोगकर्ता की अभी भी अपनी अलग संपर्क सूची है जिसे अन्य उपयोगकर्ता अपनी आउटलुक प्रोफ़ाइल से एक्सेस कर सकते हैं, इसलिए कोई वास्तविक सिंकिंग नहीं चल रही है।

बेशक, प्रत्येक व्यक्ति अपनी संपर्क सूची में किए गए परिवर्तन अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए स्पष्ट नहीं होंगे, जब तक कि पीएसटी फ़ाइल को अद्यतन जानकारी के साथ फिर से निर्यात नहीं किया जाता है और फिर प्रत्येक अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा फिर से आयात किया जाता है। स्वचालित रूप से कई आउटलुक उपयोगकर्ताओं (एक्सचेंज सर्वर के बिना, ) के बीच एक एकल संपर्क सूची को सिंक्रोनाइज़ करने के लिए 4Team के $ 35 ShareO जैसे प्रोग्राम की आवश्यकता होती है, जो एक सीमित-फ़ंक्शन 14-दिन के निःशुल्क परीक्षण संस्करण में उपलब्ध है।

ShareO आपको किसी Exchange सर्वर का उपयोग किए बिना किसी भी Outlook फ़ोल्डर को साझा करने और सिंक करने देता है। कार्यक्रम 2000 से 2010 तक आउटलुक के सभी संस्करणों के साथ काम करता है, लेकिन केवल विंडोज पीसी पर चलता है। कंपनी $ 25 ShareContacts प्रोग्राम भी प्रदान करती है जो केवल आउटलुक संपर्कों को सिंक करती है। मैंने अधिक पूर्ण-फ़ीचर्ड शेयरो का परीक्षण किया।

आउटलुक संपर्कों को साझा करने के लिए निर्यात / आयात दृष्टिकोण

मेरे गृह कार्यालय के तीन पीसी में आउटलुक के तीन अलग-अलग संस्करण स्थापित हैं। वर्कहॉर्स पीसी Outlook 2003 को चलाता है और इसमें 414 संपर्क हैं, बैकअप सिस्टम Outlook 2007 का उपयोग करता है और इसकी संपर्क सूची में केवल 42 प्रविष्टियाँ हैं, और परीक्षण पीसी में शून्य संपर्कों के साथ Outlook 2010 की डिफ़ॉल्ट स्थापना है।

आउटलुक पीएसटी फ़ाइल के रूप में वर्कहॉर्स पर संपर्कों को निर्यात करने और बैकअप और परीक्षण पीसी के लिए फ़ाइल आयात करने में केवल कुछ मिनट लगते थे। Outlook 2003 और 2007 से संपर्क निर्यात करने के लिए, फ़ाइल> आयात और निर्यात करें पर क्लिक करें। Outlook 2010 में, फ़ाइल> ओपन> आयात पर क्लिक करें। सभी तीन संस्करणों में, आयात और निर्यात विज़ार्ड में "प्रदर्शन के लिए एक कार्रवाई चुनें" के तहत "फ़ाइल का निर्यात करें" चुनें और फिर अगला पर क्लिक करें।

Outlook के आपके संस्करण के आधार पर "एक फ़ाइल प्रकार बनाएँ", व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल (। Pst) या Outlook डेटा फ़ाइल (। Pst) का चयन करें, और अगला क्लिक करें। "के तहत निर्यात करने के लिए एक फ़ोल्डर का चयन करें, " चेक या अनचेक करें "सबफ़ोल्डर्स को शामिल करें" के तहत अपना संपर्क फ़ोल्डर चुनें, यदि आवश्यक हो, और फिर से अगला चुनें।

फ़ाइल को एक विशिष्ट नाम दें, ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें, और अपनी निर्यात की गई संपर्क फ़ाइल को संग्रहीत करने के लिए एक स्थान चुनें (या आपके लिए डिफ़ॉल्ट स्थान जिसे Outlook चुनता है उसे स्वीकार करें)। निर्यात की जा रही वस्तुओं के साथ डुप्लिकेट को बदलने का विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है। आप डुप्लिकेट को अनुमति देने या निर्यात की गई फ़ाइल से डुप्लिकेट प्रविष्टियों को बाहर करने के लिए चुनाव कर सकते हैं। अंत में, समाप्त पर क्लिक करें।

संपर्कों को किसी अन्य Outlook खाते में आयात करने के लिए, खाते में साइन इन करें और फ़ाइल> आयात और निर्यात (Outlook 2003 और 2007) या फ़ाइल> खोलें> आयात (Outlook 2010) चुनें। "एक अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल से आयात करें" का चयन करने के लिए एक क्रिया चुनें और अगले पर क्लिक करें। Outlook के आपके संस्करण के आधार पर व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल (। Pst) या Outlook डेटा फ़ाइल (। Pst) पर क्लिक करें, और अगला क्लिक करें।

"फ़ाइल टू इंपोर्ट" विंडो में, पिछले चरण में आपके द्वारा निर्यात की गई पीएसटी फ़ाइल में ब्राउज़ करें और नेविगेट करें पर क्लिक करें। संपर्क फ़ोल्डर चुनें, "सबफ़ोल्डर्स शामिल करें" की जाँच करें, यदि आवश्यक हो, तो "वर्तमान फ़ोल्डर में आइटम आयात करें" चुनें, और समाप्त पर क्लिक करें।

आउटलुक ऐड-ऑन syncs साझा संपर्क सूची

संपर्कों (और अन्य आउटलुक डेटा फ़ोल्डरों) के लिए मैनुअल आयात-निर्यात प्रक्रिया एक एकल उपयोगकर्ता के लिए पर्याप्त है जो बस एक ही संपर्क सूची को कई आउटलुक प्रोफाइल में एक्सेस करना चाहता है, लेकिन यह दो या अधिक लोगों की जरूरतों को पूरा नहीं करेगा Exchange सर्वर का उपयोग किए बिना अपने अलग संपर्क डेटाबेस को एकल रिपॉजिटरी में संयोजित करने के लिए।

Outlook के लिए ShareO ऐड-ऑन उपयोगकर्ताओं के समूह के बीच कई संपर्क फ़ोल्डर (और अन्य Outlook फ़ोल्डर) को सिंक करने का वादा करता है। मैंने Outlook 2003, 2007 और 2010 का उपयोग करके तीन आउटलुक प्रोफाइल के बीच 400 से अधिक प्रविष्टियों के साथ एक संपर्क फ़ोल्डर साझा करके कार्यक्रम का परीक्षण किया। कार्यक्रम आपको ई-मेल, कैलेंडर, कार्य और अन्य Outlook फ़ोल्डर को साझा करने और सिंक करने की सुविधा भी देता है, लेकिन मैंने इसे केवल संपर्कों के साथ परीक्षण किया।

ऐड-ऑन को डाउनलोड करने और इंस्टॉल करने के बाद, यह आउटलुक 2003 और आउटलुक 2007 और 2010 के रिबन में मुख्य मेनू पर एक शेयरओ विकल्प रखता है।

अपने संपर्कों को किसी अन्य Outlook प्रोफ़ाइल में निर्यात करने के लिए, संपर्क फ़ोल्डर (या कोई अन्य फ़ोल्डर जिसे आप साझा करना चाहते हैं) का चयन करें और कार्यक्रम के साझाकरण विज़ार्ड को खोलने के लिए ShareO मेनू पर साझा करें पर क्लिक करें। प्लस बटन पर क्लिक करें और प्राप्तकर्ता का नाम और ई-मेल पता दर्ज करें, या सूची से व्यक्ति की प्रविष्टि का चयन करें यदि आपने उनके साथ पहले साझा किया है, और अगला क्लिक करें।

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अगली स्क्रीन पर, उन आइटम्स की जाँच करें जिन्हें आप साझा करना चाहते हैं, और फिर से नेक्स्ट पर क्लिक करें। (ध्यान दें कि आपके द्वारा साझा की गई चीज़ों को प्रतिबंधित करने के लिए ShareO के फ़िल्टर परीक्षण संस्करण में काम नहीं करते हैं।) सभी साझाकरण नियंत्रणों तक पहुँचने के लिए उन्नत-साझाकरण विकल्प का चयन करें। एक बार जब आप विज़ार्ड के माध्यम से कदम बढ़ाते हैं, तो फ़ोल्डर निर्यात शुरू करने के लिए समाप्त पर क्लिक करें।

फ़ोल्डर के आकार के आधार पर, जानकारी को पैक और वितरित करने में कई मिनट लग सकते हैं। जब प्राप्तकर्ता (जिसके पास ShareO भी स्थापित होना चाहिए) फ़ोल्डर प्राप्त करता है, तो उसे इसके लिए एक गंतव्य का चयन करने का निर्देश दिया जाता है, या वह फ़ोल्डर को अस्वीकार कर सकता है। कार्यक्रम डुप्लिकेट प्रविष्टियों की पहचान करता है और आपकी समीक्षा के लिए एक अलग फ़ोल्डर में संभावित संघर्षों को रखता है।

प्राप्तकर्ता को डुप्लिकेट प्रविष्टियों की उपस्थिति के लिए भी सतर्क किया जाता है और संघर्षों को देखने और हल करने का विकल्प दिया जाता है। एक साझा फ़ोल्डर को सिंक करने के लिए, बस ShareO मेनू पर सिंक बटन पर क्लिक करें। ShareO आपको साझा फ़ोल्डर बनाने देता है जिसे उन लोगों द्वारा देखा जा सकता है जिनके पास ShareO स्थापित नहीं है। मैंने इस सुविधा का परीक्षण नहीं किया।

आप निजी वस्तुओं को साझा करने से रोक सकते हैं और अन्यथा उन सूचनाओं को अनुकूलित कर सकते हैं जिन्हें आप दूसरों के साथ साझा करते हैं। कैलेंडर साझा करते समय आप विवरण प्रदान किए बिना मुक्त और व्यस्त समय का संकेत कर सकते हैं, उदाहरण के लिए (यह उस प्रोग्राम की एक और विशेषता है जिसका मैंने परीक्षण किया है)। ऐड-ऑन आपको सार्वजनिक या निजी साझा फ़ोल्डरों के माध्यम से फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को साझा करने, आपके द्वारा साझा किए गए डेटा को एन्क्रिप्ट करने और उपयोगकर्ता-दर-उपयोगकर्ता के आधार पर डेटा तक पहुंच को प्रतिबंधित करने की सुविधा देता है।

कैज़ुअल आउटलुक उपयोगकर्ता आपके द्वारा साझा किए जाने वाले डेटा को साझा करने और सिंक करने के लिए प्रत्येक पीसी के लिए $ 35 खर्च करने का औचित्य साबित करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, लेकिन एलन और उनके सहकर्मियों के लिए, ShareO केवल साझा करने के लिए एक एक्सचेंज सर्वर स्थापित करने और बनाए रखने के लिए एक कम लागत वाला विकल्प हो सकता है। और आउटलुक फ़ोल्डरों को सिंक करें।

ध्यान दें कि 4Team आउटलुक और Google कैलेंडर और संपर्कों के बीच डेटा सिंक करने वाले $ 60 Sync2 प्रोग्राम को भी बनाता है।