ऑफिस सुइट्स पांच और 10 साल पहले से संगतता के मामले में एक लंबा सफर तय कर चुके हैं। इससे पहले एक कार्यालय सूट में एक दस्तावेज शायद ही कभी एक प्रतियोगी कार्यालय आवेदन में ठीक से खुल जाएगा, या यदि आप इसे gobbledygook और अपठनीय हो सकता था। Microsoft Office के विभिन्न संस्करण भी एक दूसरे से ठीक से बात नहीं कर सकते हैं।

धीरे-धीरे यह बदल गया है और आज, कुछ नाम रखने के लिए Google और Zoho जैसे Office, iWork, Open Office और यहां तक ​​कि ऑनलाइन सुइट जैसे अनुप्रयोगों के बीच फ़ाइल संगतता संभव है। हालाँकि, इस प्रक्रिया का यह मतलब नहीं है कि कुछ झोंके नहीं हैं। इस लेख में हम iWork 08 और Office 2007 (Windows) और Office 2008 (Mac) संगतता पर ध्यान केंद्रित करेंगे लेकिन आप इनमें से कुछ युक्तियों का उपयोग कर सकते हैं और उन्हें अपने अन्य पसंदीदा कार्यालय सूट में लागू कर सकते हैं।

पीडीएफ | पृष्ठ और शब्द | अंक और एक्सेल | पावरपॉइंट और कीनोट

बाएं कोने में हमारे पास iWork, Apple के अनुप्रयोगों का कार्यालय सूट है जिसमें एक वर्ड प्रोसेसर शामिल है, जिसमें Pages, एक स्प्रेडशीट एप्लिकेशन जिसे नंबर कहा जाता है, और Keynote नामक सॉफ्टवेयर का एक प्रस्तुति टुकड़ा है। दाएं कोने में Microsoft से वर्ड, एक्सेल और पॉवरपॉइंट के साथ ऑफिस सुइट्स का हैवीवेट जानवर है।

दुर्भाग्य से 100 प्रतिशत की गारंटी नहीं दी जा सकती है कि दोनों अनुप्रयोगों के बीच साझा करते समय दस्तावेज़ बिल्कुल समान दिख रहे हैं। यदि आपके नियमित व्यावसायिक दस्तावेज़ का आदान-प्रदान सटीक होना चाहिए, तो यह एक परेशानी बन जाएगा और आप iWork, Microsoft Office या उपलब्ध किसी अन्य कार्यालय सुइट में से किसी एक पर मानकीकरण पर विचार करना चाह सकते हैं।

यह कहते हुए कि, आपके पास मैक के लिए iWork या यहां तक ​​कि Office का उपयोग करने का विकल्प भी नहीं हो सकता है। Apple प्लेटफ़ॉर्म वर्तमान में VBA मैक्रोज़ जैसे कार्यात्मक रूप से समर्थन नहीं करता है, Pivot Tables, और न ही Visual Basic में निर्मित कुछ कस्टम बैक-एंड कार्यालय अनुप्रयोग। इन मामलों में आपके पास सीमित विकल्प होंगे, लेकिन Office के Windows संस्करण का उपयोग करने के लिए। यदि आप एक पावर उपयोगकर्ता हैं, तो आप AppleScript का उपयोग करके iWork में मैक्रोज़ को आज़माना और फिर से बनाना चाह सकते हैं, लेकिन यह एक भुलक्कड़ प्रक्रिया है और उन्हें हाथ से अलग करने या उनका अनुवाद करने का कोई मौजूदा तरीका नहीं है।

हालांकि, इन उत्पादकता भूमि खानों के बारे में पता होना चाहिए, इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपने दस्तावेजों को प्रभावी ढंग से साझा नहीं कर सकते हैं। ऐसे:

संदेह होने पर, पीडीएफ का उपयोग करें

जब भी आप एक दस्तावेज़ साझा कर रहे हैं, और इसे प्राप्तकर्ता द्वारा बदलने की आवश्यकता नहीं है, तो आपकी फ़ाइलों को साझा करने का सबसे अच्छा तरीका उन्हें एक पीडीएफ में बदल रहा है। यह iWork और Microsoft Office दोनों में एक हवा है और यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि फाइलें किसी भी कंप्यूटर पर संगत होंगी।

पीडीएफ में iWork में एक दस्तावेज पेज, नंबर और कीनोट में समान है। File -> Export -> PDF पर क्लिक करें। प्रत्येक एप्लिकेशन के पास अलग-अलग निर्यात विकल्प हैं लेकिन सभी में पीडीएफ है।

मैक के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में एक डॉक्यूमेंट पीडीएफ में करने के लिए जैसे वर्ड, पॉवरपॉइंट, या एक्सेल बस फाइल पर क्लिक करें -> इस रूप में सहेजें -> ड्रॉप डाउन विकल्पों में से पीडीएफ चुनें। Windows संस्करण अनुकूल नहीं है, और इसके लिए Adobe Acrobat, या doPDF जैसी किसी चीज़ की आवश्यकता होगी, दोनों एक वर्चुअल प्रिंटर स्थापित करेंगे। फिर आप फ़ाइल -> पर जाकर पीडीएफ बनाएँ और एक्रोबैट या समकक्ष प्रिंटर का चयन कर सकते हैं, और फ़ाइल निर्यात की जाएगी।

पीडीएफ दस्तावेजों के साथ समस्या यह है कि जब वे एक दस्तावेज के रूप और स्वरूप को मानकीकृत कर सकते हैं तो उसमें दस्तावेजों को सहयोग करने और बदलने की क्षमता का अभाव होता है।

फ़ाइल संगतता

यदि आप iWork 08 और Microsoft Office 2007 (Windows) या Mac Office 08 का उपयोग करके साझा करने और सहयोग करने जा रहे हैं, तो यह जानना महत्वपूर्ण है कि दोनों प्रोग्राम एक साथ कैसे काम करते हैं। जब डिफ़ॉल्ट Microsoft Office 2007 और मैक ऑफिस 08 फाइलें आयात करते हैं (एक्सपीएलएक्स, डॉकएक्स, और .xlsx जैसे एक्सटेंशन के साथ एक्सएमएल फ़ाइल प्रारूप खोलें) तो आईवॉर्क फाइलों को आयात करेगा और किसी भी असंगतता को स्वचालित रूप से रिपोर्ट करेगा। हालाँकि, iWork इस ओपन XML फॉर्मेट में दस्तावेजों को वापस सेव या एक्सपोर्ट नहीं कर सकता है, बल्कि यह केवल पिछले ऑफिस फॉर्मेट जैसे .doc, .ppt, और .xls में ही एक्सपोर्ट कर सकता है।

डिफ़ॉल्ट रूप से Microsoft Office iWork 08 फ़ाइलों को नहीं पढ़ सकता है, आपको इन दस्तावेजों को साझा करने का प्रयास करने से पहले उन्हें एक .doc, .ppt, और .xls फ़ाइल में निर्यात करना होगा। यह फ़ाइल -> निर्यात -> पर क्लिक करके पेज, नंबर और कीनोट में किया जा सकता है और क्रमशः वर्ड, पावरपॉइंट या एक्सेल का चयन करें।

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पेज और वर्ड के बीच फाइल शेयर करना

अंगूठे के एक नियम के रूप में, यदि आपके पास वर्ड में बनाया गया एक सरल दस्तावेज़ है, तो यह पेजों में एक समान तरीके से दिखाई देगा। जबकि लुक और फील समान हो सकता है, अनुवाद प्रक्रिया वास्तव में हूड के तहत वर्ड डॉक्यूमेंट को पेज डॉक्यूमेंट में बदल देती है। यह मूल रूप से वर्ड आर्ट, कुछ फ़ॉन्ट शैलियों और कभी-कभी लाइन स्पेस का उपयोग करके Word दस्तावेज़ों के लिए कुछ विचित्रता पैदा करता है।

लाइन स्पेसिंग मुद्दों को ठीक करने के लिए, पेज में टेक्स्ट इंस्पेक्टर पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि आपकी रिक्ति पिक्सल में सेट हो गई है।

कुछ इसी अंदाज में, जब Microsoft Word को पेज डॉक्यूमेंट्स निर्यात कर रहे हैं, तो सभी स्टाइल वर्ड में अच्छी तरह से दिखाई नहीं देंगे। यह विशेष रूप से चार्टिंग सुविधाओं, टेक्स्ट बॉक्स और आकृतियों का उपयोग करने के मामले में है। हालांकि यह सभी कयामत और उदासी नहीं है। अधिकांश फ़ंक्शन ठीक काम करेंगे या यदि पेज को वर्ड डेटा की व्याख्या करने में परेशानी हो रही है, तो यह आपको चेतावनी देने के लिए संकेत देगा।

हालांकि सबसे बड़े बगबियर्स में से एक पेज और वर्ड दस्तावेजों के लिए एक दूसरे से एम्बेडेड स्प्रेडशीट और चार्ट को ठीक से देखने की क्षमता है। हमारे परीक्षणों में हमने कुछ सरल डेटा को चार्ट करने की कोशिश की और देखा कि स्प्रेडशीट प्रत्येक एप्लिकेशन में बिल्कुल अलग दिखती है। सर्वोत्तम परिणामों के लिए आपको जटिल डेटा विज़ुअलाइज़ेशन का स्क्रीनशॉट लेने पर विचार करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह दोनों अनुप्रयोगों में समान है।

दोनों पेज और वर्ड दस्तावेजों के बीच साझा करने के लिए सलाह का सबसे अच्छा तरीका मानक, गैर-फैंसी स्वरूपण का उपयोग करना और न्यूनतम वर्ड आर्ट, और चार्टिंग सुविधाओं का उपयोग करना है।

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संख्या और एक्सेल के बीच सहयोग करना

संख्या और एक्सेल दोनों स्प्रेडशीट हैं लेकिन उनके नीचे दो काफी अलग इंजन हैं। वे हैं, जैसा कि वे दक्षिण पूर्व एशिया में कहते हैं "समान, समान, लेकिन अलग"। एक्सेल में एक अधिक शक्तिशाली इंजन है जो एक डेटाबेस द्वारा संचालित बैक-एंड सिस्टम के साथ अधिक जटिल संचालन और एकीकरण को संभाल सकता है। संख्याएं मूल लेखांकन और बीन काउंटिंग की ओर अधिक सक्षम हैं, लेकिन चार्ट प्रदर्शित करने और निर्यात करने और डेटा को ग्राफिक रूप से दिखाने के लिए एक्सेल (कोई वाक्य नहीं है)।

जब आप कुछ सांख्यिकीय और इंजीनियरिंग फ़ंक्शंस आयात करने का प्रयास करते हैं, तो संख्या के उपयोगकर्ताओं के साथ एक्सेल दस्तावेज़ साझा करना सबसे बड़ी समस्या हो सकती है। यह उन उपयोगकर्ताओं के बहुमत को प्रभावित नहीं करेगा जो लेखांकन माप के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं, लेकिन आप यह सुनिश्चित करने के लिए प्राप्तकर्ताओं के साथ किसी भी जटिल कार्य को दोबारा जांच सकते हैं ताकि आपके नंबर का मिलान हो सके। सौभाग्य से, समस्या स्पष्ट है जब नंबर खोलते हैं - कोशिकाओं को हाइलाइट किया जाता है जब कोई आयात किए गए दस्तावेज़ से कोई फ़ंक्शन पूरा नहीं किया जा सकता है।

बड़ी Excel फ़ाइलों को आयात करते समय और उन्हें संख्याओं में खोलने की कोशिश करते समय कुछ उपयोगकर्ता अपने मैक की समस्या में भाग लेते हैं, जिसमें पर्याप्त मेमोरी नहीं होती है। यदि ऐसा होता है, तो सुनिश्चित करें कि एक समय में केवल न्यूनतम राशि के अनुप्रयोग खुले हैं, और यदि यह काम नहीं करता है तो आपको अपनी रैम को अपग्रेड करना पड़ सकता है। एक रफ गेज के रूप में, 512MB RAM वाला कंप्यूटर एक एक्सेल डॉक्यूमेंट में लगभग 53, 687 सेल होगा।

एक्सेल की सुरक्षा सुविधाओं द्वारा संरक्षित फ़ाइलें खोलने से विषम परिणाम हो सकते हैं। यदि कोई कार्यपुस्तिका पासवर्ड द्वारा सुरक्षित है, तो नंबर एक त्रुटि संदेश के साथ आएंगे। एक्सेल से आयातित पासवर्ड संरक्षित सेल काम कर सकते हैं लेकिन खाली दिखाई देंगे। यदि आप किसी दस्तावेज़ को आसानी से साझा करना चाहते हैं तो Microsoft द्वारा इस सुविधा को बंद करने का सर्वोत्तम प्रयास है। ऐसा करने के लिए एक्सेल में फ़ाइल खोलें और टूल्स -> प्रोटेक्शन -> पर जाएं और अनलॉक वर्कबुक चुनें। केवल मूल लेखक पासवर्ड सुरक्षा को अनलॉक करने में सक्षम होगा।

Excel में Apple के नंबरों के दस्तावेज़ खोलते समय फ्लिप की तरफ कुछ गौचे होते हैं। याद रखें कि आप एक्सेल में एक संख्या दस्तावेज़ को सीधे नहीं खोल सकते हैं, आपको इसे एक .xls फ़ाइल के रूप में निर्यात करना होगा। जब आप डेटा को प्रस्तुत करने के तरीके में अंतर देख सकते हैं, तो इस .xls फ़ाइल को संख्याओं में खोलना। उदाहरण के लिए, आप एक शीट पर टेबल के बजाय कई वर्कशीट वाली फाइल देख सकते हैं जैसा कि आप इसे नंबर्स के साथ देखते हैं। वर्कअराउंड अपने डेटा को नंबरों में एक तालिका में पेस्ट करना और फिर निर्यात करना है। इस तरह आप एक्सेल में कई कार्यपत्रकों पर अपना डेटा स्पष्ट रूप से देख सकते हैं।

निर्यात प्रक्रिया के दौरान संख्याएँ स्वचालित रूप से एक्सेल में दस्तावेज़ खोलते समय संभावित समस्याओं को दिखाने के लिए एक समीक्षा फलक लाएगी। जबकि इनमें से कई प्रतिस्थापन होंगे यह महत्वपूर्ण है कि क्या और कैसे नंबर डेटा का निर्यात कर रहे हैं, इसका ध्यान रखें।

संख्या और एक्सेल के बीच डेटा साझा करना और दस्तावेज़ की अखंडता को बनाए रखना इस कार्यालय सूट परीक्षण में सबसे कठिन है। हम पहले Microsoft Excel में दस्तावेज़ सेट करने की सलाह देते हैं और एक .xls प्रारूप के साथ काम करते हैं। यह दो कार्यक्रमों के बीच डेटा और दृश्य तत्वों की असंगतियों को कम करेगा।

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PowerPoint और Keynote के बीच प्रस्तुतियाँ साझा करना

जब तक आप फैंसी मल्टीमीडिया, संक्रमण और स्वचालित सुविधाओं को न्यूनतम रखते हैं, तब तक इन दोनों कार्यक्रमों के बीच प्रस्तुति साझा करना और सहयोग संभव है।

पहले से सीखे गए दो त्वरित सुझाव यहां भी इस्तेमाल किए जा सकते हैं। सबसे पहले, PowerPoint में Word Art का उपयोग न करने का प्रयास करें। कीनोट वर्ड आर्ट फॉन्ट को मैच करने की कोशिश करेगा, लेकिन अगर यह उपलब्ध नहीं है तो इसे एक विकल्प में रखा जाएगा जो आपकी प्रस्तुति को शौकिया बना सकता है। दूसरा, यदि संभव हो तो पहले पावरपॉइंट में आधार डॉक्यूमेंट बनाएं। यदि आप अपने दस्तावेज़ को एक .ppt फ़ाइल में रखते हैं तो यह आयात और निर्यात में विसंगतियों को कम करेगा।

यदि आप अपनी प्रस्तुतियों में वीडियो का उपयोग करने जा रहे हैं तो दोनों कार्यक्रमों में संगतता के लिए सबसे अच्छा विकल्प फ्लैश है। कथित तौर पर फ्लैश सभी कंप्यूटरों के 97 प्रतिशत पर स्थापित है और इसे लगभग किसी भी ब्राउज़र में आसानी से देखा जा सकता है। हालांकि, अगला सबसे अच्छा विकल्प क्विकटाइम है जो मैक और पीसी दोनों कंप्यूटरों द्वारा समर्थित है। फ्लैश का उपयोग दोनों वातावरणों में ऑडियो को नियंत्रित करने के लिए भी किया जा सकता है लेकिन हमने पाया कि दो अनुप्रयोगों के बीच डिफ़ॉल्ट ऑडियो विकल्पों ने ठीक काम किया है।

प्रस्तुति में उड़ने वाली छवियों के साथ-साथ स्लाइडिंग इन-आउट और आउटिंग बहुत सुंदर लग सकती है, लेकिन PowerPoint और Keynote के बीच हमेशा अच्छी तरह से संक्रमण नहीं होता है। दस्तावेजों को साझा करने के लिए एक सामान्य नियम के रूप में, आपको बुनियादी बदलाव बनाने चाहिए, किसी भी स्वचालित कार्यों को बाहर करने की कोशिश करें, और इसे सरल रखें।

जबकि हमने पहले कहा है कि पीडीएफ दस्तावेजों को निर्यात करने के लिए सबसे अधिक अनुकूल प्रारूप है, प्रस्तुतियों के लिए कुछ अतिरिक्त विकल्प हैं जो कि कीनोट या पावरपॉइंट में सेट किए गए इंटरैक्शन को बनाए रखेंगे। एक इंटरैक्टिव प्लेटफ़ॉर्म के रूप में इन प्रस्तुतियों को वेब पर निर्यात किया जा सकता है, एक फिल्म फ़ाइल, चित्र, फ्लैश, और यहां तक ​​कि एक आइपॉड भी। बस अपने इच्छित दर्शकों के लिए सबसे अच्छा मंच चुनें।

हमारे पास कुछ ऐसे तरीके हैं जिनसे ये दोनों प्रोग्राम एक साथ काम नहीं कर सकते हैं और डेटा अशुद्धि को कैसे कम किया जा सकता है, लेकिन वे एक साथ मिलकर बॉक्स के बाहर अच्छी तरह से खेलते हैं। हालाँकि, यह उन छोटी-छोटी चीजें हैं जो काम नहीं करती हैं जो जोड़ देंगी और iWork और Office के बीच दस्तावेजों को साझा करने की बगिया होगी, या उस महत्वपूर्ण प्रस्तुति को तोड़ सकती हैं। सर्वोत्तम संगतता परिणामों के लिए KISS का उपयोग करना सबसे अच्छा है (इसे सरल, बेवकूफ़ बनाकर रखें), या iWork / Office के तहत अपने दस्तावेज़ों को मानकीकृत करें।

एक साइड नोट के रूप में, ओपन ऑप्शन जैसे कि विंडोज, मैक और लिनक्स या गूगल के एप पर उपलब्ध मुफ्त विकल्पों का उपयोग करने से डरो मत, जिसे चलाने के लिए केवल ब्राउज़र की आवश्यकता होती है।