PowerPoint का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें

अगर मैं राष्ट्रपति होता, तो मैं माइक्रोसॉफ्ट के पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर का क्लास सी के दुर्व्यवहार का दुरुपयोग करने वाले कानून का प्रस्ताव करता। एक स्लाइड पढ़ें; जेल जाना।

मैं दर्शकों के सदस्यों को प्रस्तुतकर्ता के हार्डवेयर को जब्त करने के लिए सशक्त बनाऊंगा यदि वे औसत ट्वीट से अधिक पाठ के साथ किसी भी स्लाइड को डार्क-ऑन-डार्क या लाइट-ऑन-लाइट टेक्स्ट के साथ, या आवर्त सारणी से अधिक तत्वों के साथ दिखाते हैं। जब भी स्क्रीन पर कुछ भी पीछे की पंक्ति में किसी के लिए भी अवैध है, तो उन्हें प्लग खींचने की अनुमति होगी।

माइक्रोसॉफ्ट के सर्वव्यापी प्रस्तुति कार्यक्रम का उपयोग किया गया है और प्राथमिक विद्यालय के छात्रों से लेकर नोबेल वैज्ञानिकों तक सभी द्वारा दुरुपयोग किया गया है। पावरपॉइंट लगभग इतने लंबे समय से है कि लोगों को सीखने और इसका उपयोग करने में मदद करने के लिए एक संपूर्ण उद्योग बनाया गया है। (कई PowerPoint संसाधनों के लिंक नीचे दिए गए हैं।)

अभी भी हर जगह दर्शकों को उबाऊ स्लाइड के एक और घुड़सवार सेना के माध्यम से बैठने की संभावना है। प्रस्तोता मत बनो। अपने दर्शकों का पक्ष लें और इन सामान्य ज्ञान वाले PowerPoint दिशानिर्देशों का पालन करें।

अपने दर्शकों को संलग्न करें, अपनी बात बनाएं

आपकी प्रस्तुति समाप्त हो गई है और लोग कमरे से बाहर निकल रहे हैं। आप उनके बारे में क्या सोच रहे हैं? सुनिश्चित करें कि आप कहते हैं कि पहले और आखिरी।

आप एक कहानी कह रहे हैं, स्लाइड नहीं। प्रत्येक स्लाइड पर प्रत्येक तत्व को एक ग्राफिक - टेक्स्ट और छवियों के समान देखें। पूर्ण वाक्यों से बचें: एकल शब्दों और छोटे वाक्यांशों के बुलेट-पॉइंट सूचियों का उपयोग करें।

स्लाइड निर्माण की मूल बातें

इसके विपरीत याद रखें: अंधेरे पर प्रकाश, अंधेरे पर प्रकाश। दो या तीन फ़ॉन्ट शैलियों और आकारों के साथ छड़ी, पिछली पंक्ति के लोगों के लिए पढ़ने के लिए कोई भी छोटा नहीं है। कोई इटैलिक, कोई सेरिफ़ और कोई ब्लिंकिंग - कभी। ड्रॉप छाया और अन्य पाठ प्रभाव का प्रयोग करें।

अपनी प्रस्तुति में सब कुछ एम्बेड करके इसे सुरक्षित रखें: फोंट, चित्र, अन्य ग्राफिक्स। इससे प्रस्तुति फ़ाइल का आकार बढ़ जाएगा, लेकिन आज के हार्डवेयर को इसे संभालना चाहिए। इसके अलावा, 16GB USB फ्लैश ड्राइव की कीमत $ 20 से कम है। (PowerPoint 2010 में एम्बेडेड वीडियो और अन्य ग्राफिक्स को संपीड़ित करने के निर्देशों के लिए नीचे देखें।)

चित्र सरल रखें। यदि किसी चार्ट या टेबल में एक दर्जन से अधिक तत्व हैं, तो इसे तोड़ दें या इसे प्रिंट करने पर विचार करें और इसे हैंडआउट के रूप में वितरित करें या इसे ऑनलाइन पोस्ट करें।

समय सब कुछ है - एक तेज गति रखो, लेकिन बहुत तेज नहीं। सही गति बनाए रखने की कुंजी अभ्यास, अभ्यास, अभ्यास है। अधिकतम दो या तीन स्लाइड प्रति मिनट की औसत से स्लाइड थकान से बचें।

इस दिशानिर्देश के लिए एक उल्लेखनीय अपवाद सबसे अच्छा PowerPoint प्रस्तुतियों में से एक था जिसे मैंने कभी देखा है: प्रस्तुतकर्ता के भाषण के साथ पूरी तरह से समयबद्ध एकल-शब्द स्लाइड का एक त्वरित उत्तराधिकार। प्रभाव सम्मोहित करने वाला था। एक हज़ार तकनीकियों के दर्शकों को ठोस 15 मिनट के लिए उतारा गया और समापन पर तालियों की गड़गड़ाहट हुई। आपने ऐसा कितनी बार देखा है?

वीडियो और छवियों का उपयोग करें जो आपके संदेश को बढ़ाते हैं

शो व्यवसाय के अधिकतम लोगों में से एक शो है, बताओ मत। छवियां - चाहे अभी भी चलती हैं या चलती हैं - दर्शकों का ध्यान आकर्षित करती हैं और किसी भी प्रस्तुति पर प्रभाव डाल सकती हैं। लेकिन वे एक व्याकुलता के रूप में भी काम कर सकते हैं, लोगों के ध्यान को उन बिंदुओं से दूर कर सकते हैं जिन्हें आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं।

PowerPoint 2010 छवियों और वीडियो को संपादित करने के लिए नई सुविधाएँ जोड़ता है। मेरे पसंदीदा में से दो को तस्वीरों से पृष्ठभूमि को हटाने और एम्बेडेड छवियों और वीडियो को संपीड़ित करना आसान है। दुर्भाग्य से, आप Microsoft Office के 64-बिट संस्करण में एक वेब साइट पर वीडियो का लिंक नहीं डाल सकते हैं, जैसा कि Microsoft उत्तर फोरम में बताया गया है। आपको फ़ाइल को डाउनलोड करना होगा और उसे प्रस्तुति में एम्बेड करना होगा।

जब आप PowerPoint 2010 का उपयुक्त नाम निकालें पृष्ठभूमि सुविधा का उपयोग करते हैं, तो चित्र से पृष्ठभूमि को क्रॉप करना लगभग स्वचालित है। बस छवि का चयन करें, रिबन पर पिक्चर टूल्स के तहत फॉर्मेट टैब चुनें, और एडजस्ट सेक्शन में बैकग्राउंड में मौजूद रिमूव बैक पर क्लिक करें।

संभवतः आपको अपने द्वारा चुने गए छवि PowerPoint के हिस्से की सीमाओं को खींचकर और फसलों को हटाने के लिए मार्क क्षेत्रों का उपयोग करके और मार्क क्षेत्रों को हटाने के लिए पृष्ठभूमि की फसल को मैन्युअल रूप से मोड़ना होगा। फीचर एडोब फोटोशॉप और अन्य छवि संपादकों की सटीकता से मेल नहीं खा सकता है, लेकिन अधिकांश प्रस्तुतियों के लिए, यह पर्याप्त रूप से पर्याप्त है।

फसली छवि को स्लाइड बैकग्राउंड बनाने के लिए, इसे राइट-क्लिक करें और सेंड टू बैक का चयन करें। फिर आप एक टेक्स्ट बॉक्स डाल सकते हैं जो छवि के ऊपर दिखाई देगा। सुनिश्चित करें कि पाठ और अंतर्निहित छवि के बीच बहुत विपरीत है ताकि दर्शकों में हर कोई उन्हें पढ़ सकेगा।

आप PowerPoint की संपीडन मीडिया विकल्प का उपयोग करके अपनी प्रस्तुति का आकार कम कर सकते हैं: फ़ाइल> जानकारी> संपीडन मीडिया का चयन करें और तीन गुणवत्ता विकल्पों में से एक चुनें। यदि PowerPoint प्रस्तुति में मीडिया पाता है जो संगतता समस्याओं का कारण बन सकता है, तो संगतता टैब पर ऑप्टिमाइज़ करने का विकल्प जानकारी टैब पर उपलब्ध होगा।

ड्रेस रिहर्सल को न भूलें

यहां तक कि अगर प्रस्तुति कार्यालय में या होटल के कमरे में एक अड़चन के बिना चलती है, तो हमेशा इसे हार्डवेयर पर वास्तविक स्थान पर पहले से ही परीक्षण करें जिसे आप इसे प्रस्तुत करने के लिए उपयोग करेंगे। पिछली पंक्ति में बैठे लोगों के बारे में सोचें - और सामने की पंक्ति और कमरे के दोनों ओर, उस मामले के लिए।

कभी-कभी सबसे गहन तैयारी आपदा को नहीं रोकती है। यदि प्रेजेंटेशन बेली हो जाए तो हमेशा बैकअप प्लान को ध्यान में रखें। आपको वास्तव में दर्शकों के साथ आंख से संपर्क करना पड़ सकता है। यह तब होता है जब दर्पण के सामने आपका पूर्वाभ्यास चुकाना होगा।