यदि आपने कभी किसी अज्ञात पार्टी को एक निजी ई-मेल भेजा है, या किसी व्यवसाय ई-मेल में संलग्नक को शामिल करना भूल गए हैं, तो आप अकेले हैं।

सामान्य ई-मेल स्नैफ़स से बचने के लिए यहां नौ सुझाव दिए गए हैं:

1. संलग्नक को भूल जाना

"मैंने आपकी समीक्षा के लिए दस्तावेज़ संलग्न किया है।" "उफ़, नहीं मैंने नहीं किया।" अटैचमेंट को भूल जाना इतना सामान्य है कि Google के फॉरगॉट अटैचमेंट डिटेक्टर ने Google लैब्स से जीमेल में एक स्थायी विशेषता के रूप में स्नातक किया। अनुलग्नकों को शामिल करने से बचने के लिए सबसे अच्छा तरीका है, भले ही आप जीमेल का उपयोग करें (भूल गए अनुलग्नक डिटेक्टर मूर्ख नहीं है), अपने ई-मेल की रचना शुरू करने से पहले फ़ाइल संलग्न करना है। यदि आप अपना ई-मेल लिखे जाने तक प्रतीक्षा करते हैं, तो आपका मस्तिष्क आपके अगले कार्य पर जा सकता है और लगाव के बारे में भूल सकता है।

2. ब्लाइंड कार्बन कॉपी

आप शायद Cc'ing लोगों के लिए काम पर सहयोग आमंत्रित करने के लिए उपयोग किया जाता है। लेकिन कभी-कभी, Bcc: बेहतर विकल्प है। जब आप ऐसे लोगों की सूची ई-मेल कर रहे हों, जिनके पास एक-दूसरे से कोई लेना-देना नहीं है, तो अंधी कार्बन कॉपी का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक समाचार-पत्र भेजते हैं, तो यह सामान्य शिष्टाचार है कि इसे अपने और Bcc को भेजें: प्राप्तकर्ता। लोग अपने ई-मेल पते के लिए सुरक्षात्मक हो सकते हैं और नहीं चाहते कि वे बड़े पैमाने पर ई-मेल सूची में सभी को विज्ञापित करें। यदि आपको एक प्रेषक से ई-मेल प्राप्त होता है, जिसे Bcc का उपयोग करना चाहिए:, तो यह एक झटके की तरह लगने के बिना सुविधा का सुझाव देना संभव है। CNET के वरिष्ठ संपादक लोरी ग्रुइन ने एक कोमल उत्तर की सिफारिश की, "मुझे नहीं लगता कि आप इसे हर किसी को भेजना चाहते थे। क्या आप जानते हैं कि आप Bcc के साथ पते छिपा सकते हैं?"।

3. भावनात्मक या शराबी ई-मेल

जब आप अत्यधिक भावुक होते हैं, या यहां तक ​​कि inebriated हो तो एक ई-मेल भेजना, आपको परेशान करने के लिए वापस आ सकता है। आपके लिए Gmail उपयोगकर्ता जो सोचते हैं कि आप कुछ पेय के बाद अपना सर्वश्रेष्ठ ई-मेल लिखते हैं, लैब्स में मेल गॉगल्स को सक्रिय करने पर विचार करें। यदि आप कुछ गणित के सवालों का जवाब देने के लिए पर्याप्त हैं, तो आप जाने के लिए अच्छा है। हम सभी कुछ भावनात्मक ई-मेल सर्वोत्तम प्रथाओं से लाभ उठा सकते हैं: जब आप एक भावनात्मक ई-मेल भेजने की इच्छा महसूस करते हैं, तो आगे बढ़ें और इसे लिखने के लिए कुछ भाप छोड़ दें। ई-मेल को ड्राफ्ट के रूप में सहेजें, फिर सेंड मारने से 24 घंटे पहले प्रतीक्षा करें। संभावना है, आप या तो अपने मूल ई-मेल को महत्वपूर्ण रूप से संपादित करेंगे, या इसे पूरी तरह से हटा देंगे। और आपको खुशी होगी कि आपने इंतजार किया।

4. सभी प्रकार के

यह शिष्टाचार टिप इंटरनेट पर सब कुछ पर लागू होता है। सभी कैप में लिखना चिल्लाहट के रूप में आता है और कोई भी चिल्लाना नहीं चाहता है। इसके अलावा, सभी कैप्स में लिखे गए कुछ को पढ़ना मुश्किल है। Google सभी कैप्स की दुनिया को इतनी बुरी तरह से छुटकारा देना चाहता था, उन्होंने पूरी तरह से अपने Chrome बुक पर कैप्स लॉक कुंजी को छोड़ दिया।

5. डबल-पता पता स्वतः पूर्ण

स्वतः पूर्ण बहुत उपयोगी हो सकता है, लेकिन क्या आपने कभी गलत एड, जेन या बॉब को ई-मेल भेजा है? भेजें भेजने से पहले सही प्राप्तकर्ता में भरे हुए स्वतः पूर्ण सुनिश्चित करें।

अकेले वर्तनी जाँच पर भरोसा मत करो

आपका ब्राउज़र या ई-मेल ऐप वर्तनी की त्रुटियों के लिए जाँच का एक अच्छा काम कर सकता है, लेकिन आपको हमेशा व्याकरण के लिए अपने ई-मेल का प्रमाण देना चाहिए। आपके पास अपने ई-मेल को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कॉपी करने का विकल्प है, या इसी तरह, एक व्याकरण की जांच चल रही है, फिर इसे अपने ई-मेल प्रोग्राम में वापस पेस्ट करें।

7. इमोटिकॉन्स और इंटरनेट आशुलिपि

इमोटिकॉन्स प्यारे होते हैं और हास्य, उदासी, सदमे या अन्य भावनाओं को व्यक्त करने में मदद कर सकते हैं जिन्हें अन्यथा चुनना मुश्किल हो सकता है। हालांकि, व्यापार ई-मेल में उन्हें शामिल करना शायद एक अच्छा विचार नहीं है। यदि यह स्पष्ट हो जाता है कि एक्सचेंज अधिक आकस्मिक स्वर ले रहा है और दूसरा व्यक्ति उन्हें स्वतंत्र रूप से उपयोग कर रहा है, तो इसके लिए जाएं, लेकिन एक स्माइली के साथ हर वाक्य को न छेड़ें। वही इंटरनेट शॉर्टहैंड, जैसे, LOL, ROTFL और OMG के लिए जाता है।

8. ई-मेल थ्रेड ट्रिम करें

आगे और पीछे ई-मेल के बजाय ई-मेल को आगे बढ़ाने और जवाब देने के लिए लंबा निशान हो सकता है। उन्हें ई-मेल के सबसे हालिया जोड़े को ट्रिम करने पर विचार करें। एक विशाल ई-मेल धागा गड़बड़ दिखता है और पाठक को अभिभूत कर सकता है। आप थ्रेड को किसी ऐसे व्यक्ति से गलती से अग्रेषित करने से भी बचना चाहते हैं जो पिछले कुछ एक्सचेंजों के लिए निजी नहीं होना चाहिए था।

9. पूर्ववत करें (जीमेल)

यदि आप एक Gmail उपयोगकर्ता हैं, तो एक अत्यंत उपयोगी सुविधा पूर्ववत सुविधा है। आप हटाए जा सकते हैं, अभिलेखागार, लेबल और बहुत कुछ कर सकते हैं, लेकिन सबसे उपयोगी पूर्ववत भेजें है। पूर्व में ऊपर सूचीबद्ध गलतियों में से कई के खिलाफ रक्षा की आपकी अंतिम पंक्ति है। इसे लैब्स के तहत सेटिंग्स में सक्षम करें। फिर, सामान्य सेटिंग्स पर जाएं और रद्दीकरण अवधि को 5, 10, 20 या 30 सेकंड पर सेट करें। यदि आप Gmail उपयोगकर्ता नहीं हैं, तो इसे भेजने के लिए तैयार होने से ठीक पहले, To: फ़ील्ड को भरने पर विचार करें। यह आपको गलती से ई-मेल भेजने से बचने में मदद करेगा। यदि आप एक मैक उपयोगकर्ता हैं, तो OS X मेल के साथ आकस्मिक ई-मेल को रोकने के लिए Topher Kessler की युक्तियां देखें।

बस। यदि आप कोई अच्छी ई-मेल snafu कहानियाँ साझा करना चाहते हैं, तो कृपया उन्हें नीचे टिप्पणी में पोस्ट करें।