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टॉड स्पोडक के लिए, Google के सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के साथ अपने न्यूयॉर्क लॉ फर्म को लैस करने का निर्णय एक ही आवश्यकता: सहयोग से उब गया।

Spodek Law Group PC के प्रमुख, Spodek ने कहा, "हम Google पर बस गए क्योंकि यह क्लाउड-आधारित टूल में सबसे आगे था, " हमारे पास तीन कार्यालय हैं, इसलिए जानकारी सिंक्रनाइज़ करना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह हमें दूर से सब कुछ करने की अनुमति देता है।

"यह वास्तव में एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया है, और सब कुछ प्रबंधित करना आसान है, " उन्होंने कहा।

जी सूट, जैसा कि पिछले साल Google के ऐप्स के लिए काम किया गया था, इंटरनेट के लिए बनाया गया था - कोई आश्चर्य की बात नहीं है, Google की पोस्ट-पीसी विरासत को देखते हुए। उस दृष्टिकोण ने इसके अनुप्रयोगों को सूचित किया है, जो क्लाउड पर काम करते हैं। इसका यह भी अर्थ है कि आपकी कंपनी कभी भी डेटा या दस्तावेज़ नहीं खोएगी क्योंकि Google दस्तावेज़ों के सभी परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेज लिए जाते हैं और Google क्लाउड पर बैकअप ले लिए जाते हैं। आपकी सभी टीम की ज़रूरत कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर इंटरनेट एक्सेस के साथ एक वेब ब्राउज़र है।

यदि आप Microsoft से माइग्रेट कर रहे हैं, तो ध्यान रखें कि आपके वर्कफ़्लो को MS Office से Google Apps में बदलने में कुछ समय लग सकता है। इसके लिए समय की भी आवश्यकता हो सकती है - और कुछ प्रोत्साहन - जीमेल में फ़ोल्डर संरचना को स्वीकार करने के लिए कुछ उपयोगकर्ताओं को समझाने के लिए कि वे आउटलुक के साथ उपयोग करने के आदी हैं।

क्या जी सूट सभी के लिए है?

आवश्यकताएं और प्राथमिकताएं एक समान नहीं हैं; आइए कुछ क्षेत्रों को देखें जहां जी सूट आपके छोटे व्यवसाय के लिए सही नहीं हो सकता है।

जबकि Google ने सुविधाओं के अंतर को कुछ साल पहले से कम कर दिया है, जी सूट के डॉक्स और स्लाइड शो विकल्प अभी भी माइक्रोसॉफ्ट के वर्ड और पावरपॉइंट से अधिक सीमित हैं। तो अगर आपको हर संभव सुविधा की जरूरत महसूस होती है, तो ऑफिस बेहतर विकल्प है।

क्योंकि सब कुछ जी सूट के साथ क्लाउड में है, अगर आपके इंटरनेट कनेक्शन चला जाता है या Google पर कोई आउटेज है, तो आपके कर्मचारी अस्थायी रूप से कट जाएंगे।

Google ने इस वर्ष की शुरुआत में घोषणा की थी कि वह अपने मुफ्त जीमेल ईमेल का उपयोग करने वाले लोगों के ईमेल को निजीकृत करना बंद कर देगा। कंपनी ने जी सूट व्यवसाय खातों को विज्ञापन वैयक्तिकरण से मुक्त कर दिया है। फिर भी, कुछ लोगों को गोपनीयता संबंधी चिंता हो सकती है कि क्या कोई ईमेल पढ़ रहा है। अंत में, सवाल यह है कि आप कितने पागल हैं।

शायद आपके लिए सही हो

लेकिन वे मामूली मुद्दे हैं। इस बीच, कंपनी साल के अंत तक सुइट में 10 नई सुविधाओं को जोड़ने के बीच में है। यदि आप एक स्टार्टअप या छोटे व्यवसाय हैं, तो आइए एक नज़र डालते हैं कि जी सूट आपकी आवश्यकताओं के लिए सही क्यों हो सकता है।

मूल्य

कीमत आकर्षक है। जी सुइट विभिन्न स्तरों और संस्करणों में पेश किया जाता है। पेशेवर कार्यालय और व्यावसायिक संस्करणों के लिए एक मासिक सदस्यता $ 5 और $ 10 प्रति उपयोगकर्ता के बीच होती है। इसके विपरीत, Microsoft Office 365 के व्यावसायिक संस्करणों की मासिक लागत प्रीमियम संस्करण के लिए $ 8.25 से $ 15 प्रति उपयोगकर्ता के बीच बदलती है।

सुपरिचय

Google की प्रतिष्ठित ब्रांड स्थिति के लिए धन्यवाद, आपके कई कर्मचारी शायद पहले से ही जीमेल के साथ-साथ अन्य जी सूट उत्पादों के साथ परिचित हैं - और Google डॉक्स, शीट्स और कैलेंडर सभी में न्यूनतम सीखने की अवस्था है। इसका मतलब है कि आपको प्रशिक्षण कर्मचारियों या आंतरिक सहायक कर्मचारियों में निवेश के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी।

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सादगी

एक एकल लॉगिन पूरे एप्लिकेशन सूट तक पहुंच की गारंटी देता है, और समान कार्यसमूह में उपयोगकर्ता स्वचालित रूप से जानकारी साझा करने में सक्षम हैं। यह कर्मचारियों द्वारा वास्तविक समय में डिजिटल फ़ाइलों पर सहयोग के लिए सुविधाजनक बनाता है - या यहां तक ​​कि आपके ग्राहकों को भी।

जब ईमेल संगठन की बात आती है, तो इसका एक बड़ा फायदा है: गीगाबाइट्स के साथ आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव को बंद करने के बजाय, आप आसानी से क्लाउड में संदेशों को संग्रहीत कर सकते हैं और उन्हें किसी अन्य डिवाइस के साथ सिंक करने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।

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सुविधा

क्लाउड-आधारित होने से सुविधा में अनुवाद होता है। कर्मचारी किसी भी उपकरण से अपनी जानकारी तक पहुँच सकते हैं। और घटना में वे कहीं बाहर फंस गए हैं और इंटरनेट कनेक्शन खोजने में असमर्थ हैं, वे अभी भी अपने दस्तावेजों को ऑफ़लाइन एक्सेस कर सकते हैं। डिवाइस पॉलिसियों का उपयोग करके भी ऑफलाइन उपयोग को नियंत्रित कर सकते हैं।

सामान्य रूप से सहयोग करने की क्षमता, Google के साथ बहुत आसान है। यह किसी कार्यालय डेस्कटॉप और अपने लैपटॉप के बीच सिंक करने के लिए अंगूठे ड्राइव के आसपास ले जाने की किसी भी आवश्यकता को समाप्त करता है, जिस स्थिति में आपको दूरस्थ रूप से काम करने की आवश्यकता होती है।

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अनुकूलता

जी सूट दस्तावेज़ साझाकरण और समूह संपादन को सरल बनाता है। एक वर्ड डॉक्यूमेंट के चारों ओर से गुजरने और संशोधन का ट्रैक रखने के बजाय, कई संपादक एक ही समय में एक ही Google डॉक फ़ाइल पर काम कर सकते हैं। कुछ Microsoft Office की लोकप्रियता को देखते हुए स्विच कर सकते हैं। लेकिन जी सूट उपयोगकर्ताओं को कार्यालय सॉफ्टवेयर के लिए आवश्यकता के बिना कार्यालय फ़ाइलों को संपादित करने की अनुमति देता है। किसी फ़ाइल में परिवर्तन करने के बाद, उपयोगकर्ता किसी भी संपादन दस्तावेज़ को वापस कार्यालय प्रारूप में सहेजने के लिए मेनू से फ़ाइल> डाउनलोड के रूप में चुन सकते हैं। Google एक एक्सटेंशन भी देता है जो उपयोगकर्ताओं को Google प्रारूप में कनवर्ट करने की आवश्यकता के बिना कार्यालय फ़ाइलों को संपादित करने देता है।

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सुरक्षा

यदि आपका व्यवसाय एंड्रॉइड पर निर्भर करता है - जो, चलो याद करते हैं, दुनिया का सबसे लोकप्रिय फोन प्लेटफ़ॉर्म है - या Google क्रोमबुक, जी सूट उन हार्डवेयर सिस्टम के साथ एक सहज टाई-इन प्रदान करता है। इसके अलावा, यदि आप कंपनी के स्वामित्व वाले एंड्रॉइड फोन के साथ कर्मचारियों की आपूर्ति करते हैं, तो जी सूट सुरक्षा और प्रशासन उपकरण प्रदान करता है जो डिवाइस को दूरस्थ रूप से रीसेट कर सकता है और चोरी या नुकसान के मामले में किसी और द्वारा उपयोग किए जाने से रोक सकता है।

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वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट और अन्य Microsoft प्रसाद में निश्चित रूप से अधिक विशेषताएं हैं। लेकिन दुर्लभ अवसर के अलावा, कितनी बार आप वास्तव में उन सुविधाओं तक पहुंचने में कोई कमी नहीं छोड़ेंगे? अधिकांश लोग घंटी और सीटी का केवल एक अंश का उपयोग करते हैं जो Microsoft अपने ऐप्स में वैसे भी भर देता है।