आउटलुक के संग्रह सेटिंग्स को अनुकूलित करें

आपको कभी नहीं पता होगा कि आपको एक आउटलुक संदेश की आवश्यकता कब होगी, जो बहुत पहले आ चुका था। आउटलुक मेल को स्थानीय फ़ोल्डरों में ले जाने के बारे में पिछली पोस्ट पर एक टिप्पणी में, क्लिफ ब्रांट ने पूछा कि कैसे संग्रह से एक फ़ाइल को अपने मुख्य आउटलुक फ़ोल्डर में से एक में स्थानांतरित किया जाए।

ऐसा करना एक हवा है, लेकिन ध्यान रखें, एक संग्रह केवल एक विशिष्ट आयु के आउटलुक डेटा को स्थानांतरित करता है और मुख्य रूप से आपके Outlook.pst फ़ाइल को प्रबंधनीय आकार में रखने का इरादा है। एक बैकअप आपके सभी आउटलुक डेटा की प्रतिलिपि बनाता है और आपको अपने सभी संदेशों, संपर्कों, कार्यों और कैलेंडर प्रविष्टियों को पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है।

आउटलुक का बैकअप लेने का सबसे अच्छा तरीका है माइक्रोसॉफ्ट के फ्री पर्सनल फोल्डर्स बैकअप का उपयोग करना, जो आउटलुक 2007, 2003 और 2002 के संस्करणों में उपलब्ध है। Microsoft की मदद और साइट कैसे आउटलुक 2003 के बैकअप के लिए निर्देश प्रदान करती है। बैकअप और रीस्टोरिंग के बारे में अधिक जानकारी .pst फाइलें Microsoft समर्थन साइट पर उपलब्ध हैं।

Outlook संग्रह बनाएँ

Outlook 2007 में, फ़ाइल> संग्रह पर क्लिक करें, उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप संग्रह करना चाहते हैं, और "पुरालेख से अधिक पुराने आइटम" के बगल में ड्रॉप-डाउन मेनू में एक तिथि चुनें। यदि आप संग्रह को Outlook के डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर के अलावा किसी अन्य स्थान पर संग्रहीत करना चाहते हैं, तो ब्राउज़ करें पर क्लिक करें और अपनी पसंद का स्थान चुनें। अपने संग्रह विकल्प चुनने के बाद, ठीक पर क्लिक करें।

Outlook 2003 में एक संग्रह बनाने के निर्देश Microsoft Office ऑनलाइन साइट पर हैं।

आउटलुक 2007 में एक संग्रह खोलने के लिए, फ़ाइल> ओपन> आउटलुक डेटा फ़ाइल पर क्लिक करें, आपके द्वारा पहले बनाई गई संग्रह फ़ाइल का चयन करें और ठीक पर क्लिक करें।

फ़ाइल आउटलुक के बाएँ फलक में दिखाई देगी। उस फ़ोल्डर को चुनें जिसमें वह संदेश है जिसे आप पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं, और फिर दाईं ओर से फ़ाइल को बाएं फलक में अपनी पसंद के फ़ोल्डर में खींचें।

Outlook 2007 के AutoArchive सुविधा को सक्षम या अक्षम करने के लिए, Tools> Options> Other पर क्लिक करें, AutoArchive बटन चुनें, और "AutoArchive हर चलाएँ" चेक या अनचेक करें। AutoArchive डायलॉग बॉक्स आपको संग्रह करने के लिए कितनी बार, संग्रहीत प्रविष्टियों की आयु और संग्रह फ़ाइल का नाम और स्थान चुनने देता है। ठीक क्लिक करने से पहले सुनिश्चित करें कि "फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएं" चेक किया गया है।