जिस कंपनी में मैं Microsoft Word टेम्प्लेट पर निर्भर करता हूं, वह सभी प्रकार के दस्तावेज़ बनाने के लिए, एक-पेज के पत्र से लेकर कई सौ पृष्ठों की लंबी रिपोर्ट देता है। टेम्प्लेट हमें उन सभी दस्तावेज़ों को सुनिश्चित करने की अनुमति देते हैं जो हम ग्राहकों और भागीदारों को भेजते हैं, समान रूप और दृश्य साझा करते हैं।

हमारे संग्रह में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले टेम्पलेट्स में से एक एक बहु-अक्षर है जो पहले पृष्ठ के शीर्ष पर, कंपनी के लोगो के नीचे, साथ ही बाद के पृष्ठों के शीर्षलेख में दिनांक दिखाता है। दुर्भाग्य से, पत्र आमतौर पर भेजे जाने से कई दिन पहले बन जाते हैं, और भेजने की तारीख अक्सर बदल जाती है। इसके अलावा, पत्र कभी-कभी आधिकारिक "भेजे गए" तारीख के अलावा अन्य तारीखों पर भेजे जाते हैं। इसलिए हम उन अक्षरों को फ़ील्ड नहीं जोड़ सकते हैं जो वर्तमान दिनांक प्रदर्शित करते हैं।

हालांकि लेखक आमतौर पर पत्र के पहले पृष्ठ पर तारीख को बदलना याद करते हैं, वे लगभग हमेशा निम्न पृष्ठों के हेडर में तारीख में एक ही बदलाव करना भूल जाते हैं। इसका समाधान यह था कि पत्र के पहले पृष्ठ पर एक पाठ फ़ॉर्म फ़ील्ड को जोड़ा जाए जो लेखक पत्र की भेजने की तारीख में प्रवेश करने के लिए उपयोग करते हैं और फिर बाद के पृष्ठों के शीर्ष लेख में पाठ फ़ील्ड में क्रॉस-रेफरेंस डालते हैं।

शब्द रूप फ़ील्ड पाठ को दोहराना आसान बनाते हैं

यह वास्तव में एक बार पाठ दर्ज करने के लिए आसान है और इसे Word 2003 के दस्तावेज़ों में कहीं और दोहराना है, जैसा कि Word 2007 और 2010 में एक ही काम करना है। ऐसा इसलिए है क्योंकि Microsoft ने टेक्स्ट-फॉर्म फ़ील्ड बटन को अधिक-हाल के संस्करणों में एक्सेस करना अधिक कठिन बना दिया है शब्द का। एर्गोनॉमिक्स के नाम पर, मुझे यकीन है।

Word 2003 में, उस टेम्पलेट को खोलें जिसे आप बार-बार पाठ जोड़ना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि दृश्य> टूलबार> फ़ॉर्म पर क्लिक करके फ़ॉर्म टूलबार दिखाई देता है। इसके बाद, कर्सर को उस जगह पर रखें, जहाँ आप चाहते हैं कि रिपीट टेक्स्ट दिखाई दे और फॉर्म टूलबार पर टेक्स्ट फॉर्म फील्ड बटन चुनें। (यह टूलबार के बाईं ओर "ab" बटन है।)

एक ग्रे बॉक्स पांच छोटे हलकों के साथ-साथ दिखाई देता है। छोटे, वर्णनात्मक पाठ को जोड़ने के लिए बॉक्स में क्लिक करें, जैसे "प्रवेश तिथि भेजें।" पाठ फ़ॉर्म फ़ील्ड विकल्प संवाद बॉक्स खोलने के लिए बॉक्स पर डबल-क्लिक करें। टेम्पलेट का उपयोग करने वाले लोग उस पाठ में प्रवेश करेंगे जिसे वे "डिफ़ॉल्ट पाठ" बॉक्स में दोहराना चाहते हैं। अभी के लिए, उस फ़ील्ड को खाली रखें, लेकिन डायलॉग बॉक्स के नीचे बाईं ओर बुकमार्क फ़ील्ड में एक छोटा, वर्णनात्मक पाठ स्ट्रिंग दर्ज करें (कोई रिक्त स्थान या विराम चिह्न की अनुमति नहीं है)। जब आप कर लें, तो संवाद बंद करने और टेम्पलेट पर वापस जाने के लिए ठीक क्लिक करें।

पाठ प्रपत्र फ़ील्ड में लेखक जो भी पाठ दर्ज करता है, वह दस्तावेज़ में कहीं और दिखाई देता है, जहाँ आप बार-बार पाठ दिखाना चाहते हैं, उस फ़ील्ड में क्रॉस-रेफ़रेंस जोड़ें। जैसा कि मैंने ऊपर बताया, मैं जिस कंपनी के लिए काम करता हूं, वह उस तारीख की जरूरत है जो लेखक पहले पृष्ठ पर दर्ज करते हैं, दूसरे और सभी दस्तावेज के सभी शीर्षकों में दिखाई देते हैं।

इस तरह के क्रॉस-रेफरेंस को जोड़ने का पहला कदम हेडर की जानकारी को दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ पर प्रदर्शित होने से रोकने के लिए एक सेक्शन ब्रेक बनाना है। पहले पृष्ठ के अंत में कर्सर रखें, सम्मिलित करें> ब्रेक पर क्लिक करें, और धारा ब्रेक के तहत अगला पृष्ठ चुनें। दूसरे पृष्ठ के हेडर में डबल-क्लिक करें और लिंक को पिछला में अनचेक करें। पिछले टैग के समान ही गायब हो जाएगा।

इसके बाद, उस शीर्ष लेख में क्लिक करें जहाँ आप बार-बार पाठ दिखाना चाहते हैं और सम्मिलित करें> संदर्भ> क्रॉस-संदर्भ चुनें। क्रॉस-रेफरेंस डायलॉग बॉक्स में, संदर्भ प्रकार ड्रॉप-डाउन मेनू में बुकमार्क चुनें और उस बुकमार्क का चयन करें, जिसे आपने विंडो के नीचे दिखाई देने वाले बुकमार्क की सूची से बनाया है।

जब वे दस्तावेज़ बनाने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, तो पहले पृष्ठ पर पाठ प्रपत्र फ़ील्ड में जो भी पाठ लेखक दर्ज करते हैं, वह दूसरे और बाद के पृष्ठों (या जहां भी आप क्रॉस-रेफ़रेंस रखते हैं) के हेडर में दिखाई देंगे। लेखक केवल टेक्स्ट फ़ॉर्म फ़ील्ड विकल्प संवाद खोलने के लिए टेक्स्ट फ़ील्ड को डबल-क्लिक करते हैं, उस टेक्स्ट को दर्ज करें जिसे वे "डिफ़ॉल्ट पाठ" बॉक्स में दोहराना चाहते हैं, और ठीक क्लिक करें।

दस्तावेज़ को सहेजने और फिर से खोलने के बाद, वह पाठ पाठ बॉक्स में और साथ ही दस्तावेज़ में सभी बुकमार्क किए गए स्थानों पर दिखाई देगा। यह देखने के लिए कि पाठ अभी क्या दिखता है, वास्तव में फ़ाइल को प्रिंट किए बिना प्रिंट पूर्वावलोकन विकल्प का उपयोग करें।

शब्द 2007 और 2010 में स्वचालित रूप से पाठ दोहराना पेचीदा है

मैंने वर्ड के नए संस्करणों में इस तरह के क्रॉस-रेफरेंस को जोड़ने की प्रक्रिया को पूरी तरह से आसान बनाने की अपेक्षा की थी, लेकिन वास्तव में वर्ड 2007 और 2010 में कई अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता है। सबसे पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि डेवलपर रिबन दिखाई दे रहा है; यह डिफ़ॉल्ट रूप से छिपा हुआ है। इसे अनहाइड करने के लिए, फ़ाइल> विकल्प> रिबन को कस्टमाइज़ करें, और वर्ड ऑप्शन विंडो के दाईं ओर मेन टैब के तहत डेवलपर को चेक करें।

डेवलपर रिबन सक्षम होने के बाद, इसे चुनें और रिबन के नियंत्रण अनुभाग में लिगेसी टूल बटन चुनें। दिखाई देने वाले ड्रॉप-डाउन बॉक्स में, शीर्ष पंक्ति के बाईं ओर स्थित टेक्स्ट फ़ॉर्म फ़ील्ड आइकन चुनें। इस बिंदु से, बुकमार्क किए गए टेक्स्ट फ़ील्ड और क्रॉस-रेफरेंस को जोड़ने के चरण वर्ड 2003 के लिए ऊपर वर्णित लगभग समान हैं।

ध्यान दें कि टेक्स्ट फ़ील्ड और क्रॉस-रेफरेंस Word 2007 और 2010 के टेम्प्लेट में भिन्न होते हैं, जैसा कि वे वर्ड 2003 टेम्पलेट में करते हैं। इसके अलावा, आप Word के दो नए संस्करणों में अनुभाग विराम का निर्माण करते हैं (पृष्ठ के लेआउट रिबन को क्लिक करके, ब्रेक्स का चयन करके, और अनुभाग ब्रेक्स के तहत अगला पृष्ठ का चयन करके बार-बार पाठ को दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ के शीर्ष लेख में प्रदर्शित होने से रोकने के लिए)।